DOCUMENTO DE ADMINISTRACION

Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.
Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de losdocumentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.
Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares y los memorandos.Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios. Lo dispuesto precedentemente es sin perjuicio de la agregación de esos documentos a los expedientes que se formen de acuerdo con lo establecido en el artículo 34, cuando así corresponda.
Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único paracada organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.
Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expedientepor razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación. Dicha hoja será puesta por la unidad de administración documental como foja inicial del expediente, a continuación de la carátula y antes de toda actuación. La intervención de unidades o de órganos de asesoramiento no previstos originalmente en la mencionada hoja, será debidamente justificada por la unidad quela promueva.
Expediente electrónico
El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel. Algunas de ellas se deducen directamente del reemplazo del papel, mientras que otras derivan de la tramitación electrónica de la documentación en las organizaciones públicas. Algunas de estas ventajas descritas en detalle en «Expediente Electrónico». Son:
- A corto plazo
Transparencia yacceso
Eficiencia
Fácil ubicación de expedientes
Seguridad
Mayor dificultad de adulteración
Calidad de la gestión
Disminución de costos
Mantenimiento de la información
- A mediano plazo:
La obtención de indicadores permite identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma.
Menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papeldisminuye.
- A largo plazo:
Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la que pertenecen.
Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en forma electrónica.
LAS TRASFERENCIAS
Proceso archivístico mediante el cual se trasfiere:
PASOS METODOLOGICOS
1. Tenga en cuenta la fecha programada el calendario de transferencia.
2. Solicite algrupo de archivo
3. Selecciones los expedientes de las series y sub- series documentales que deben transferirse.
4. Realice la selección impresos o publicaciones periódicos formatos.
5. Ordenación de tipos documentales se coloca tras otro.
6. Foliación del 1 al documento antiguo o del documento nuevo al documento antiguo según al número de foliación.





Cuestionario
LA ADMINISTRACIONDOCUMENTAL
1. ¿Qué documentos se han de transferir?
Se debe transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los documentos Originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las copias, las Reproducciones y los borradores de documentos
2.-¿Quién puede acceder a la...