Documento de archivo

1. QUE ES UN DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO:

Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión de documentos1 propone como definición la siguiente: “unidades estructuradasde información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:
• Son unidades estructuradasde información registrada: Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.
2. QUE ES UN ARCHIVOELECTRONICO
«Un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización»
• Son gestionados como unidades individuales en sistemas deinformación. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

3. CONSIDERAS QUETODO LOS DOCUMENTOS ELETRONICOS QUE SE GENEREN Y SE RECIBEN EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEBEN SER CONSIDERADOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

No Las características que debe reunir un documento paraser considerado parte del archivo no varían al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideración o no de un documento como documento de archivo, sino sus características de origen yde función. Para que el documento sea considerado documento de archivo se debió haberse creado como resultado de la actividad de la empresa.
Las directrices australianas, siguiendo la normaaustraliana AS 4390 Records Management en su parte 3, apartado 8.4.2, explican que un documento electrónico de archivo se distingue de otro que no sea de archivo en que el primero tiene una función de darevidencia de las transacciones de la organización, y su conocimiento a menudo resulta fundamental para tomar decisiones. La norma dice textualmente que “un documento electrónico se convierte en...