DOCUMENTO ECOPETROL

1. Objetivo General  
Divulgar  y socializar  oportuna y eficazmente las  Medidas Sanitarias y Fitosanitarias 
py demás decisiones para garantizar su aplicación por parte  del sector productivo y 
ofrecer  al  público  interno  la  información  necesaria  para  el  desarrollo  de  sus 
actividades institucionales.  
 
2. Objetivos Específicos p 
• Facilitar y agilizar  el flujo  de mensajes que  se  transmiten entre los miembros de la 
empresa, o entre éste y sus usuarios externos.  
• Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna.  
• Optimizar  el  clima organizacional  de la  entidad,  unificando  criterios de información 
dentro los funcionarios.  
• Priorizar  las acciones dirigidas  hacia el  diseño  de  estrategias de comunicación del riesgo y formación de los  actores internos  y  externos de ecopetrol, ante  eventuales 
emergencias sanitarias y fitosanitarias.  
3.  Comunicación  interna  La  Comunicación Interna tiene  que  ver  con  la  información 
que  se  genera  dentro  de  la  entidad,  en  donde  emisor  y  receptor  interactúan 
constantemente.  Esta  clase  de  comunicación  es  direccionada  a  partir  de  varios 
niveles:  • Comunicación  descendente: Los mensajes que circulan desde la dirección hacia el 
personal.  
 
•  Comunicación  ascendente:  Desde  el  personal  hacia  sus  superiores:  feedback, 
sugerencias, preguntas.  
•  Comunicación  horizontal:  Es  la  comunicación  entre  iguales  (resolución  de 
problemas, coordinación).  
3.1  Proceso  de  construcción  para  gestionar  la  comunicación  interna  Con la 
implementación  de la  política  interna y externa se busca mejorar el conocimiento de 
la  entidad  por  parte  de  los  funcionarios,   logrando  la  cooperación,  colaboración, 
motivación,  inspiración  y  el compromiso  de todos,  de  manera  que  los empleados 3 
laboren  mejor  y  más  enfocados,  dando  una  imagen  positiva  de  la  empresa  y 
alcanzando  más  fácilmente  sus objetivos.  Para  gestionar  eficazmente  esta 

comunicación es importante  tener en cuenta que  todas  las personas de la empresa 
son  importantes  y  que  deben  tratarse  como  un  activo  que  hay  que  gestionar, 
creando el  marco cultural  apropiado, facilitando  el  desarrollo de  las  capacidades de 
comunicación  y  apoyando  una  comunicación  multidireccional.  Con  esto  se  busca construir  una  organización  enfocada  hacia  sus  metas,  ágil,  eficaz  y  competitiva. 
Para  lo  anterior   se  fomentará  la creatividad  a  través de la  apertura de  espacios de 
interacción,  discusión,  y  se  fortalecerá  el  trabajo  en  equipo.  Surge  entonces  la 
necesidad  de  identificar  y  fortalecer  los  diferentes  niveles  que  hacen  parte  de  una 
óptima  comunicación organizacional,  que  para  el  caso  del  Instituto se identificaron 
como:  Nivel  individual  Se  desarrollan  los  estilos  de  comunicación  interpersonal  
dentro  de  los  funcionarios  del  Instituto,  buscando  la  correcta  emisión  de  mensajes 
para  el  funcionamiento  de  la  organización.  Nivel  organizacional  Busca  poner  en 
común  el  cambio  organizacional  para  el cumplimiento  de  las  metas.  Nivel  grupal 
Tiene  el  objeto  de fomentar el trabajo colaborativo y en equipo  como medida para el 
diseño  y  ejecución  de  proyectos  y  la  toma  de  decisiones.  Nivel  de  competitividad 
Será  prioridad  dentro  del  Plan  de  Capacitación  de  la  entidad  la  formación  de 
funcionarios en habilidades y competencias comunicativas.  3.2. Canales de comunicación interna  
• Comité  de  Gerencia:  presidido  por  el Gerente General. Participan los subgerentes, 
asesores  técnicos  de  la  gerencia  y  jefes  de  las  oficinas  asesoras.  El  objetivo  es 
analizar y definir estrategias en materia fito y zoosanitaria.  
4  •   Comité  de  Subgerencia:  participan  los  subgerentes  y  sus  respectivos 
coordinadores  de  grupo  y  otras personas...