documento

EL DOCUMENTO
El documento, documento administrativo, documento de archivo. Son términos iguales?, son diferentes?, en que se diferencian? Y cómo se producen en las organizaciones?.

JORGE NACIFMINA Y RAMÓN AGUILERA MURGUIA
DOCUMENTO
Cualquier registro sobre el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha deelaboración.
1. Los documentos que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de la tramitación y están unidos por una relación de causa – efecto. De ahíque deban estar ordenados de acuerdo con ese ritmo. Los documentos son el soporte de:
• La información: que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolución.
• La resoluciónadministrativa: objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto el asunto planteado en el expediente.
• La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectosde la resolución adoptada.
Podemos diferenciar los documentos de un expediente en función de su tradición y de su contenido.
Por su tradición:
• Los documentos originales: en principio no hansido elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de otra oficina, aunque no siempre.
• Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos dereferencia.
• Los documentos marginales: tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación.
Por su contenido:
• Los documentos esenciales: informes, dictámenes, resoluciones… querecogen la información más cualificada del procedimiento administrativo.
• Los documentos de enlace: oficios de remisión, notas internas… cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de lostrámites realizados.
Universidad complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. http://www.ucm.es/info/multidoc/frof/fvalle/tema3.htm
Definición: DOCUMENTO
El conjunto del...