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NOMBRE: PAULA ANDREA RESTREPO LOPERA

FECHA: ABRIL 23 DE 2010

ACTIVIDAD: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

TEMA: TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

Punto N° 1 Términos Archivísticos organizados según el puesto de trabajo

SECRETARIA: Se encarga en buena parte de la Administración documental, utiliza casilleros para guardar documentos, hace una clasificación de documentos,archiva los documentos en orden cronológico, maneja toda clase de documentación, documentos y expedientes; controla el flujo de la información, folia los documentos; hace parte de la Gestión documentos; radica y registra todos los documentos que pasen por la organización. Maneja el Archivo de gestión y también tiene su propio Archivo en la unidad en que trabaja. Rotula, perfora y legaja losdocumentos para facilitar su manipulación; le facilita a los usuarios los documentos que requieren. Selecciona el tipo de documento que pasa por su unidad u oficina.

OFICINISTA: Conserva, clasifica, la documentación, los documentos y comunicaciones que pasan por su unidad. Elabora flujogramas; maneja la franqueadora; envía los documentos al archivo intermedio. Ordena, transfiere, selecciona losdocumentos o comunicaciones que luego serán enviadas al fondo documental.

ARCHIVISTA: Clasifica y conserva los documentos teniendo en cuenta el orden cronológico de los mismos. Se encarga de epistolar, archivar en los expedientes los documentos recibidos; está pendiente del plazo precaucional de los documentos. Se encarga de llevar al archivo los documentos que estén acumulados en las diferentesunidades de la organización y se encarga de controlar y velar por todos los archivos, principalmente por el archivo histórico que es donde finalmente quedará guarda toda la información y documentación que se genera y llega a la organización.

Punto N° 2
TÉRMINOS ARCHIVISTICOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

CASILLEROS: Mueble con varias divisiones para guardar, debidamente clasificadas, documentos, revistas y otras cosassimilares.

CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACIÓN: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse losdocumentos en el archivo de concentración

CRONOLÓGICO: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTACIÓN: Conjunto de documentos referentes a algo o alguien

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado enuna unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional.

EPISTOLAR: Llevar en un libro o cuaderno las cartas o epístolas de una o varias personas

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa. Los documentos se producen ygeneralmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización. Normalmente las instituciones están divididas en dependencias a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.

EXPEDIENTE: Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado.

FACSÍMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un...