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5.2 Administrador de compras del proyecto
La administración de compras es el proceso en el que el director del proyecto identifica las necesidades del proyecto, que pueden ser satisfechas por la compra de productos o servicios externos al integrador. Básicamente es el que, cuando, cuanto y como comprar.
5.2.1 ¿Está calificado el integrador para administrar servicios sub-contratados? ¿Haestablecido lineamientos y políticas claras para elaborar licitaciones de bienes y servicios?
El integrador debe ser capaz de demostrar las habilidades y experiencia necesarias para llevar a cabo alianzas estratégicas de negocio y subcontrataciones mayores y/o complejas.
Es imperativo que el integrador cuente con políticas claras y plenamente comprendidas por el personal responsable de evitarconflictos de interés y/o parcialidad.
Deben ser definidos criterios de evaluación para selección. El proceso de evaluación debe ser estructurado y justo.
Los subcontratistas deben tomar en cuenta puntos importantes como lo son la confidencialidad y los derechos de propiedad intelectual. El integrador debe tener acuerdos con proveedores detallando los términos y condiciones de las compras.
5.2.2 ¿Elintegrador tiene bien definidas sus responsabilidades organizacionales para adquirir bienes y servicios?
Se deben asignar responsabilidades para las requisiciones de bienes y servicios.
Se deben asignar autoridades técnicas y financieras e incluir límites apropiados.
El grado de influencia en las decisiones determinantes finales debe establecerse entre Ingeniería y Compras.
5.2.3 ¿Elintegrador tiene un proceso para la administración de sus servicios sub-contratados, recursos y proveedores?
Deben existir contratos de trabajo específicos entre el integrador y el subcontratista estos deben incluir el alcance de trabajo a realizar, especificaciones así como términos y condiciones estándar.
Las condiciones contractuales del proveedor que tengan interrelación con condiciones contractualesdel cliente deben ser identificadas y entendidas a la perfección, por ejemplo indemnizaciones, seguros, “sin daño” del contrato primario al subcontrato. El integrador debe asegurar que todas las partes (incluido el mismo) están listados como asegurados (beneficiarios) adicionales en condiciones directas, primarias y sin contribuciones en la póliza del sub-contractor . El integrador debe verificarque la compañía de seguros del subcontratista es una empresa de renombre.
El proceso debe establecer, requerimientos de comunicaciones, administración de cambios de órdenes y autorizaciones.
5.2.4 ¿Los servicios del subcontratados son administrados a lo largo del proyecto?
Los administradores del proyecto deberán programar revisiones de avance con los proveedores, estas deberán incluir,calendario, revisión del trabajo, y estados financieros.
Las actividades “terminadas” del proyecto requieren confirmación de completadas por todos los involucrados.
7.4 Administración de Compras
El integrador debe tener procedimientos asegurando un proceso específico para la selección de proveedores así como personas autorizadas a realizar compras en nombre del integrador. Esta sección tambiénincluye procedimientos específicos relacionados al control del proceso de compras.
7.4.1 ¿El integrador tiene un proceso definido para la selección de proveedores? ¿Incluye revisiones periódicas de desempeño y calidad?
El integrador debe tener un proceso definido para la selección de proveedores.
Este proceso debe incluir cosas como, que el bien o servicio cumpla con las especificaciones, elcosto del ciclo de vida del bien, productos y servicios entregados en forma y tiempo, y la viabilidad financiera del proveedor.
Periódicamente el integrador necesita tener una evaluación formal con sus proveedores para determinar si un proveedor específico será usado o no en el futuro.
Si el proveedor es subcontratado, el integrador deberá confirmar que el proceso de la administración del...