Documentos Administrativos

TABLA DE CONTENIDO Introducción……………………………………………………………………. Resolución Rectoral…………………………………………………………… 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 CORRESPONDENCIA INTERNA…………………………………. Memorando…………………………………………………… Comunicación interna o razonero……………………………. Circular interna……………………………………………….. CORRESPONDENCIA EXTERNA…………………………. Cartas…………………………………………………………… Sobres……………………………………………………………

2.3 DOCUMENTOSADMINISTRATIVOS…………………………. 3.1 Actas…………………………………………………………………. 3.2 Elaboración de informes……………………………………………. 3.2.1 Informe Extenso…………………………………………………….. 3.2.2 Informe Corto……………………………………………………….. 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6. 7. 7.1 7.2 ASPECTOS GENERALES…………………………………………. Modelo………………………………………………………………… Márgenes……………………………………………………………… Tipo y tamaño de la letra……………………………………………. Uso demayúsculas y minúsculas……………………………………. LINEAS ESPECIALIES…………………………………………… Anexo o Anexos……………………………………………………… Copias………………………………………………………………… Identificación del Transcriptor……………………………………... Paginas subsiguientes…………………………………………………. Visto Bueno (Vo.Bo.)………………………………………………….. INDICACIONES COMPLEMENTARIAS………………………….. FLUJOGRAMAS………………………………………………………. Flujograma del manejo de la documentación Dentro de laUniversidad………………………………………….. Flujograma del manejo de la documentación Fuera de la Universidad……………………………………………

BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………

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INTRODUCCION

Conscientes del avance tecnológico y la organización administrativa universitaria y su proceso de autoevaluación y acreditación institucional en busca de la excelencia en todo su quehacer, el Departamento de GESTIONDOCUMENTAL presenta la segunda actualización y tercera edición de la guía para la elaboración y trámite de correspondencia, editada en 1996, continuando así con el proceso de normalización iniciado en 1988 con la creación del departamento y la generación del “Manual de Normas y Procedimientos para Control y Archivo de Documentos”, en esta misma época. Esta publicación se constituye en una herramientaprimordial para facilitar la gestión documental acorde con una cultura institucional, enmarcada en las normas técnicas colombianas del ICONTEC para la elaboración, presentación y manejo de cartas, sobres, memorandos, circulares, actas e informes administrativos. Estos últimos incluidos en esta actualización. Es importante anotar que la Guía responde a una imagen corporativa; la adaptación de lasnormas a las necesidades y características de la universidad contribuirán, sin duda, a una mejor comunicación y normalización del vocabulario utilizado en la información que se genera dentro y fuera de la institución. Desarrollando un trabajo de servicio con calidad para la excelencia participamos activamente en el fortalecimiento de la institución de la cual somos parte integrante.

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3ORRESPONDENCIA INTERNA C Son comunicaciones escritas de carácter interno aquellas que van dirigidas a personas o dependencias de la Universidad. Se encuentran las siguientes clases: memorandos, razoneros y circulares. El uso de los formatos adecuados debe estar acorde con el tipo de información y la relevancia de la comunicación. 1.1 MEMORANDO

Está destinado a transmitir información,orientaciones, pautas o recordatorios que agilicen la gestión universitaria. Su contenido debe ser de trascendental importancia y/o posterior consulta o comprobación. Para su elaboración se utiliza el estilo bloque extremo, donde las líneas comienzan a partir del margen izquierdo, exceptuando la palabra MEMORANDO, que debe ir centrada. MÁRGENES . Los márgenes a correspondencia son los siguientes: Superior:entre 3 cm y 4 cm Inferior: entre 2 cm y cm Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes: entre 2 cm y 3 cm PARTES COMPONENTES: El encabezado del documento lo constituye la palabra MEMORANDO, escrita en mayúscula sostenida, negrilla y centrada. Debe ubicarse a partir del margen superior de dos a tres renglones. El número...