Documentos Administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MEMORANDO

1. Etimología: Es un término Latino que significa “memorable”, “cosa que debe tenerse en la memoria”. Deriva de la forma latina (“mencionar, referir, recordar”)

2. Concepto: Es un documento administrativo, público comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad. Es un documento decomunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

3. Función: Sirve para transmitir un mensaje: información, pedido, orden,justificación, permiso, amonestación, etc., todos ellos de acción inmediata. A través del memorándum también se hace entrega formal de un folleto, catálogo, reglamento, programa, etc.

4. Usos: Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institución. Por su calidad de interno es un documento de “interoficina”.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
Se caracteriza por su brevedad yclaridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida.

1 Área de Difusión

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación,instrucción, disposición, etc.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes delmismo nivel.

2 Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

3 Partes del memorando

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
❖ Lugar y fecha
❖ Código
❖ Destinatario
❖ Asunto
❖ Cuerpo
❖ Despedida o antefirma
❖ Firma y posfirma
❖ “con copia”
❖ Pie de página.❖ Y las siguientes complementarias:

❖ Membrete
❖ Nombre del año
❖ Referencia
❖ Sello
❖ Anexo
5. Partes en las que se divide un memorando
Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:
a) Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto delmemorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.
b) Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento.
c) Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.
EJEMPLO 3: MEMORANDO 1

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EJEMPLO 2 :EMPLEANDO UNA PLANTILLA WORD
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4 Redacción del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase “sírvase...”
“Sírvase comunicar a esta dirección el record de... ”
Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al...