Documentos Administrativos

TEMA 3 IPAG. CURSO 2009/2010

IES FELIPE DE BORBÓN

TEMA 3 . LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA
EMPRESA
Documentos relacionados con la compraventa
1. LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA EMPRESA
Dentro de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores. Las empresas han de
utilizar una serie de documentos relacionados con la compreventa de bienes o servicios, así como la
forma de pago ycobro de los mismos.
Este proceso administrativo que se da en todas las empresas sigue, normalmente, este
camino:
1. El cliente realiza el pedido.
2. El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
3. El vendedor hace la factura de la entrega realizada.
4. El comprador paga el importe de la factura, en la forma convenida: al contado o a plazo
(letra de cambio , cheque )
5.El vendedor , una vez que ha recibido el importe de la venta, remite al comprador un recibo
justificante del pago.
Este proceso supone cierto “papaleo” que debe realizarse de la manera más clara posible.
2. DOCUMENTOS REALACIONADOS CON LA COMPRAVENTA
Los documentos habituales relacionados con la compraventa de un servicio o producto son:
•
•
•

El pedido o propuesta de pedido.
El albarán.
Lafactura.

Estos documentos deben ser creados por cada empresa, o bien adaptar los que haya en el mercado,
ya que no existen normas para el diseño de los mismos. Sólo está regulado lo que debe figurar en
ellos.
A) EL PEDIDO O PROPUESTA DE PEDIDO
Cuando una empresa ha decidido realizar una compra debe hacer el correspondiente pedido a la
empresa vendedora. Este pedido puede hacerse de varias formas:
Mediante representante. En estos casos será éste el que formalice el pedido, para
posteriormente comunicarlo a la sección de ventas.
 De palabra, bien directamente o por teléfono. Para poder llevar un control más eficaz, lo
mejor es confirmar el pedido por escrito mediante una carta o impreso, que se enviará al
vendedor, y quedarse con una copia para poder contrastar los artículos a su recepción.
Mediante impreso. Cada empresa deberá elaborar su propio modelo de impreso, y en él han
de aparecer los datos que vienen señalados en la siguiente figura 3,1

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Definición de pedido: encargo hecho por un cliente a un proveedor por el cúal éste le
proporciona un producto o servicio determinado, de unas características previamente
establecidas, enun plazo fijado y a un precio y en unas condiciones convenidas.
DOCUMENTO PARA EL PEDIDO
Núm. de orden........................... Nº de orden que
identifica
documento

el

….......................................a................de.......................................de 20..................
Propuesta de pedido
Hecho por.........................................................................conDNI/CIF.......................
Dirección..........................................................................Población...........................
Teléfono.......................................Móvil................................CP..................................
A................................................................Población..................................................Dirección..........................................................................Población...........................
Teléfono.......................................Móvil................................CP..................................
Por medio de …................................................Expedición.........................................
Fecha deentrega........................................................................
Dirección de entrega.....................................................................................................
Medio de entrega.........................................................Pago de gastos..........................

Datos completos de
identificación
de
comprador
y
vendedor
Medio de entrega.
También hay que
precisar quién corre
con los...