documentos administrativos

COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

MINUTA:
Las minutas de trabajo son escritos en los cuales se registra lo sucedido en una junta de trabajo, con la finalidad de archivar y dejar asentado la información revisada en dicha reunión, para enviárselo a todos los involucrados y así poder darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.

Las minutas de trabajo pueden ser tan extensas o tanbreves como sea necesario, de la misma manera pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente una transcripción, o tan sencillas y generales, como una lista de resoluciones y decisiones tomadas en la reunión.   Las empresas privadas tienen la libertad de decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas de trabajo, no así, es el caso de las dependencias gubernamentales, quienes debenatenerse a un formato ya definido y establecido.
 
Generalmente, una minuta de trabajo debe proporcionar una descripción detallada sobre la estructura de la junta y la información tratada en ella:

1. Fecha, hora y lugar de inicio.
2. Lista de los participantes.
3. Los temas a tratar o las problemáticas a solucionar.
4. Registro de los planteamientos, observaciones, respuestas y puntosdefendidos o atacados por cada uno de los participantes.
5. Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.
6. Las conclusiones de la reunión.
7. Fecha, hora y lugar del cierre.

Las minutas de trabajo, por lo general, no están a disposición de todos los subordinados de la empresa, ni al público en general, esto debido al carácter privado de las mismas; A saber, las minutas de trabajode ciertas entidades pueden ser documentos jurídicos importantes, una razón para limitar su consulta.

MEMORANDO:
En la correspondencia el memorándum es la comunicación reve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Esinformal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir abreviada; no llevavocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

Los elementos de memorándum son los siguientes:
Membrete
La palabramemorándum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecidoconfianza entre los corresponsales y rutina en los trámites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.

CIRCULAR:
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones oasuntos internos para que se cumplan a cabalidad.





Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:
Movimiento interno de los jefes de la institución
Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN:
Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general...