Documentos administrativos


Documento administrativo
Es aquel documento que contiene la información de una decisión o procedimiento que plasma el proceder de una oficina, el proceder de una persona o grupos de personas de una dependencia o documentación de la oficina, entre esta categoría están:
Documentación sobre  de objetivo y propósito de la oficina
Claves o información confidencial que sean herramientas para laoperación de la oficina
Documentos con descripción de perfiles de cargo, responsabilidades y roles de la oficina
Algunas capacitaciones dictadas a los colaboradores que se guarden para entrenamiento posterior a otros colaboradores
Archivos de inventarios de activos de la oficina
Memorias de actividades lúdicas, representaciones,  etc. de la oficina
Histórico de informes relacionados con laoperación de la oficina.

Definición e importancia de los documentos administrativos.
DEFINICION:
La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o acredita algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un conocimiento y producir una información o enseñanza, independientemente del soporte en que se contenga dicha información.
La definición de documentosadministrativos podría ser: que son el soporte de los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA:
Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa! Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas–sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos.
Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético uóptico, líquido o sólido…. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida oarchivada en forma permanente.

Clasificación y orientación de documentos
En ocasiones, la documentación que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar la información de una forma sencilla, que sea fácil de localizar y no muy costosa para la empresa.
CLASIFICACIÓNALFABÉTICA
Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.
Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en lasguías telefónicas.
CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinadacaracterística común a todos los documentos.
Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:
Orden alfabético
Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:
Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número.
Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una...