Documentos Administrativos

Documentos Administrativos
Concepto:
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
Funciones:
Son dos las funcioneprimordiales que cumplen los documentos administrativos:
Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Función decomunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna –entre las unidades que componen la organización administrativa- como externa –de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Características:
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento puedeser calificado como documento administrativo:
Producen efectos: No cabe calificar de documentos administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos… Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo:El emisor de un documento administrativo –aquel que lo produce- es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
Tipos de documentos administrativos:
Actas:
Un acta es un documento que tienecomo objetivo dejar testimonio o constancia de lo dicho o acordado por un grupo de personas.
Este documento tiene un carácter oficial ya sea dentro de una empresa o institución pública o privada. Para que una acta tenga validez debe cubrir ciertos requisitos, entre los cuales esta que debe de ser elaborada por una persona o grupo de personas que sean designados entre los asistentes a la reunión yque deberán de plasmar los puntos tratados y acuerdos logrados en la misma.
La información que siempre debe de asentarse en un acta es:
Fecha y hora de la reunión
Objetivo de la reunión
Una introducción acerca del asunto que se va a tratar
Puntos tratados en la reunión
Acuerdos establecidos
Nombres de los asistentes a la reunión

Ejemplo:
Siendo el 15 de Abril de 2014 se reunieron en la Salade Juntas los habitantes del Condominio Valle Escondido para la designación de la mesa directiva que estará en funciones durante el periodo Mayo 2014- Mayo 2015, bajo la Siguiente Orden del Día:
1. Lista de asistencia
Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.
Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.
Siendo las 16:30 horas se da inicio a laasamblea con el 55% de los condóminos.
2. Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente, Tesorero y Secretario de la mesa directiva.
Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos de forma voluntaria.
3. Votación para elección de Mesa Directiva 2014-2015
Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma:
Presidente: Sra.Elvira Mendieta de García
Secretario: Oscar Urbina Montoya
Tesorero: Ignacio Quevedo Rangel
4. Cierre de Sesión
Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16 de abril se considera la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para recibir la administración del condominio.

El memorándum:
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de...