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DOCUMENTOS E IMPRESOS BASICOS EN UNA AGENCIA DE VIAJE

La agencia de viaje necesita para su gestión comercial y administrativa una gran variedad de documentos e impresos de carácter esencialmente informativo, según el uso a que estén destinados, estos documentos se clasifican en externos e internos.

1. DOCUMENTOS E IMPRESOS INTERNOS
Es aquel material que la agencia de viajes utiliza parasu gestión interna; en el suelen reflejar datos confidenciales de la gestión y venta de los servicios turísticos, como comisiones, beneficios o característica de los clientes. (No está a disposición del cliente)

1. IMPRESOS TÉCNICOS
A. HOJA DE RESERVA
S e utiliza para recoger los primeros datos de una petición de viajes, lo importante de este documento son los datos que enél se detallan.
➢ Datos personales: nombre, dirección, teléfono.
➢ Destino o producto por el cual se interesa.
➢ Número de personas que van a viajar.
➢ Datos especiales de los viajeros que puedan afectar al precio del viaje ( edad ,residencia, etc.)
➢ Todos los datos relativos al servicio que se solicita: fecha de salida y regreso, medio de transporte que se va a utilizar,categoría y tipo de hotel.

B. EXPEDIENTE DE SERVICIO
En él se especifican todo los datos relativos a la venta, desde la persona que la efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los servicios contratados.

CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE

➢ Formato: no existen Normas establecidas al modelo Del expediente, los uso más común son lostipo A – 4, carpeta y sobre.
➢ El contenido: generalmente es común, se detallan todo los datos necesarios para el control de la venta.
➢ La numeración: llevan impreso una numeración, también llamada referencia, Este número de referencia se anota en toda la documentación relativa al servicio detallado en el expediente y suele servir para el posterior archivo Del mismo.➢ La apertura de un expediente suele llevar implícito el cobro de un deposito al cliente, o lo que es lo mismo, el comienzo de una venta.

NORMAS PARA RELLENAR EXPEDIENTES

➢ Nombre: dirección y teléfono del cliente, éstos apuntes pueden servir tanto para las apertura de la ficha del cliente, como para localizar al mismo en caso de algún cambio enlos servicios solicitados8 cambio de hora de vuelo o cancelación del mismo)
➢ Detalles de la reserva, hay que hacer constar el servicio solicitado con sus características (categoría, situación, itinerario) y precio.
➢ Valoración del servicio, tiene que indicar el precio bruto y/o el beneficio.
➢ Fechas y forma de cobro y pago.
➢ Datos adicionalescomo bonificaciones a clientes, gastos por cobro con tarjeta de crédito y otros.

RECORRIDO DEL EXPEDIENTE DE SERVICIOS

➢ El recorrido del expediente comienza cuando el cliente solicita la confirmación de los servicios y entrega a la agencia un depósito como garantía. En este momento el agente de viajes anotara todos los datos del cliente y de la petición deservicios.

➢ Una vez que el proveedor envía la confirmación de los precios, se anotan todo los detalles relativos a la prestación, así como su valoración.

➢ Con la entrega de la documentación y el cobro final al cliente, el expediente se encuentra listo para ser archivado en la espera de la factura del proveedor.

➢ Cuando llega la factura se comprueba con lavaloración del expediente que todo los datos económicos son correctos y, si es así, se pasa al departamento de pagos de la agencia.

➢ Al proceder al pago, se anotaran todos los datos contables en el expediente: fecha y forma de pago, beneficio final, etc.

➢ Al pagar los servicios, el expediente queda cerrado y listo para archivar.

C. FICHAS DEL CLIENTE...