Documentos Basicos

Documentos básicos
en la empresa privada I

En esta Unidad aprenderás a:
1

Identificar los modelos de documentos
internos utilizados por las
organizaciones.

2

Saber cuáles son los modelos
de documentos externos que
más comúnmente utilizan
las empresas.

3

Diseñar y redactar esos documentos.

4

Analizar y valorar los escritos
y documentos teniendo
en cuenta su formato y redacción.

5

Aplicarlas normas y términos precisos
en la confección y redacción
de los documentos que forman parte
de esta Unidad.

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7. Documentos básicos en la empresa privada I
7.1 Documentos internos

7.1 Documentos internos
Los principales documentos de que se sirve la empresa
para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito
interno son:
•
•
•
•
•
•
•
•

Fig. 7.1. Ejemplo de convocatoria
publicada en elBoletín Oficial
del Registro Mercantil.

Convocatoria.
Acta.
Autorización.
Avisos y anuncios.
Boletines y revistas.
Memoria de actividades.
Nota interna.
Solicitud (como modelo de instancia normalizado).

A. Convocatoria
En una primera acepción, es el documento por el cual se
cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar
en un lugar determinado los temas que figuran en la propiaconvocatoria. En una segunda, es la publicación o
difusión de notas informativas de interés general que
hacen las empresas entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la formación.
La convocatoria puede darse en el propio núcleo de la
empresa, es decir, tener como destinatarios a determinados cargos o empleados —por ejemplo, una convocatoria a una reunión de jefes dedepartamento— o bien
tener proyección hacia el exterior —como cuando una
sociedad anónima convoca a sus socios— (Fig. 7.1).

zación, asociación, fundación, etc., y foliado, es decir,
las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilización de programas informáticos, las actas podrán confeccionarse en hojas separadas
que, numeradas correlativamente, son luego encuadernadaspara conformar el Libro de actas.

B. Acta
El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial,
así como de los acuerdos tomados en ellas.
La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo el Orden del día, que ha de figurar
en la convocatoria de la reunión.
El responsable de dar fe de este documento es el secretario,por medio de su firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.
Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas.
Este libro debe ir diligenciado, que es una indicación que
figura en su primera hoja citando que se trata de un
libro de actas perteneciente a una determinada organi-

Elacta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final.
•

Inicio. Consta de tres bloques:
El primero comienza citando la localidad donde se
celebra la reunión, la fecha, la hora y el lugar (sala
de conferencias, auditorio, sala de cine…), y el
nombre de la sociedad, organización o fundación
que se reúne.
En un segundo bloque se relacionan los asistentes y
ausentes, si hubiese,indicando su cargo dentro de
la organización a la que representan. Se comienza
por el cargo de mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerárquico. Cuando la redacción se
hace de forma manuscrita, la relación de los asistentes y ausentes figura en el margen izquierdo,
separada del cuerpo del acta por una línea divisoria
siguiendo la costumbre mercantil. Ahora bien, si se
confecciona estedocumento utilizando un medio

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7. Documentos básicos en la empresa privada I
7.1 Documentos internos

Localidad

I
N
I
C
I
O

Relación de
asistentes y
no asistentes
así como
su cargo

Fecha

Hora

Razón social
Orden del día
1.

2.
3.

4.

Relación detallada de las deliberaciones
y acuerdos tomados
C
O
N
T
E
N
I
D
O

1.

2.
3.

4.
5

F
I
N
A
L

Frase protocolaria que hace referencia
al...