Documentos Comerciales de Contabilidad

FACTURA
Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.
Emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar larealización de la operación comercial.

REQUISITOS PARA LLENARLOS
Para emitir una factura se necesitan incluir algunos datos básicos obligatorios para la validez de la misma:
. Nombre del comprador o vendedor, ya sea una empresa o un particular.
.Identificación del producto o del servicio, como el nombre o un código.
.El precio por unidad y el precio total de todas las piezas que se hanadquirido.
.Si existe algún descuento.
.Impuestos como el Impuesto sobre el Valor Añadido.

FUNCIÓN
Es el encargado del proceso de facturar y cobrar por los servicios o productos que proporciona o vende una empresa. Su responsabilidad es generar la factura correspondiente, asegurándose de la cantidad a cobrar sea la correcta y toda la información sea llenada apropiadamente. Su responsabilidadincluye el envió de las mismas, llegando hasta tener que confirmar la recepción de las facturas por parte del cliente, y confirmar la forma y fecha de pago.

PARA QUE SE USA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puederendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En términos simple sería una boleta pero más completa, con una serie de requisitos e información como veremos.

NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la mismanota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

FUNCIÓN DE LA NOTA DE DÉBITO
Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma ovalor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

REQUISITOS PARA LLENARLOS
1. Identificación del documento factura, nota de crédito o débito.
2. Numeración Correlativa
3. Nombres y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón odenominación social y nombre comercial, si es persona jurídica.
4. N IT del emisor
5. Dirección del establecimiento
6. Fecha de emisión del documento
7. Nombres y apellidos completos del comprador, si es persona individual; razón o denominación social, si es persona jurídica.
8. NIT del adquiriente. Si no tiene: Consumidor Final o C. F.
9. Descripción de la venta, la prestación de servicios olos arrendamientos y sus respectivos valores.
10. Descuentos concedidos o cargos aplicados
11. Precio total de la operación, con inclusión del impuesto

PARA QUE SE USA
La nota de débito es el documento comercial que se utiliza cuando:
a. Se ha facturado de menos a un cliente.
b. Para cargarle al comprador gastos de acarreo de las mercaderías.
c. Para cargarle intereses o sellados.
d. Paracargarle comisiones o gastos bancarios.
e. Para cargarle cualquier otro concepto a cargo del cliente.

NOTA DE CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos...