Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

CONCEPTO:
“Los documentos comerciales son las constancias escritas de
las operaciones realizadas por un comerciante o empresa.”

Importancia de los Documentos Comerciales:
• Sirven de comprobante de las operaciones comerciales.
• Individualizan a las personas que intervienen.
• Establecen los derechos y obligaciones de cada parte interviniente en la operación.• Sirven para un control de la empresa (por Ej.: entrada y salida de mercadería, dinero disponible, etc.).
• Sirven de base para la registración contable y permiten respaldar la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad.
• Sirven como medio de prueba en juicio.

Obligatoriedad de los Documentos Comerciales:
Según las leyes comerciales de nuestro país, esobligatorio emitir documentos que comprueben las operaciones realizadas, ya que sirven para un control de la actividad económica y como base para la liquidación de impuestos.
También es obligatorio conservar dichos documentos por un plazo de 10 días contados a partir de la fecha de su emisión.

Presentación de un Comprobante:
Generalmente, los documentos comerciales, se presentan en talonarios:
• Connumeración correlativa (para evitar la desaparición de alguno).
• En original y duplicado (como mínimo).
• Con textos ya impresos (Ej.: datos del emisor).
• Con espacios en blanco (Ej.: lugar para poner la fecha).

La mayoría de los documentos comerciales pueden contener los siguientes datos:
a) ENCABEZAMIENTO:
 Nombre o razón social.
 Domicilio.
 Nombre del comprobante.
 Fecha deemisión.
 N° de CUIT.
 N° de Ingresos Brutos.
 Fecha de inicio e actividades.
 Condición frente al IVA del comprador y el vendedor.

b) DETALLE:
 Descripción literal y numérica de la operación.

c) PIE DEL DOCUMENTO:
 Firmas o iniciales de las personas que intervienen.
 Nombre de la imprenta que imprimió y N° de CUIT.
 Fecha de emisión y número de habilitación municipal de laimprenta.
 Desde y hasta que número se imprimió el documento.
 Fecha de vencimiento y código de autorización de impresión (C.A.I.) para los formularios “A” y “B”.

Archivo de los Documentos Comerciales:
Al ser obligatoria la conservación de los documentos, las empresas deben archivarlos. Para ello, deben elegir un sistema que les permita encontrarlos con facilidad en caso de necesitarlos.
Elsistema de archivo se puede organizar:
• Por fechas.
• Por tipo de documento.
• Por cliente y proveedores, etc.

POR REGLA GENERAL EL ORIGINAL QUEDA PARA QUIEN RECIBE EL DOCUMENTO Y EL DUPLICADO PARA QUIEN LO EMITE.



Nota de Crédito Bancaria o Boleta de Depósito
Es el documento que el Banco entrega a sus clientes declarando haber percibido dinero (pesos o dólares), cheques, giros uotros valores (al cobro) en calidad de depósito en cuenta corriente o caja de ahorro.

A) Requisitos:
a) Nombre del Banco.
b) Lugar y fecha del Depósito.
c) Nombre y número del comprobante.
d) Nombre, domicilio y número de la cuenta corriente o caja de ahorro del cliente.
e) Importe total depositado en números y letras.
f) Detalle de los valores que se depositan.
g) Firma y nombre deldepositante.
h) Plazo en que el depósito debe ser acreditado.
i) Firma del cajero y sello del banco.

B) Importancia:
a) Para el Cliente: Permite controlar y contabilizar el depósito efectuado.
b) Para el Banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.

Cheque
Es una orden de pago librada contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden encuenta corriente o autorización para girar en descubierto o emitir cheque con fecha diferida.
Girar en descubierto significa librar cheques sin tener los fondos suficientes, previa autorización del Banco.
En la práctica comercial se utilizan 2 tipos de cheques: Cheque Común y Cheque de Pago Diferido.

A) Análisis del concepto:
• ORDEN DE PAGO: Una persona, titular de una cuenta corriente,...