Documentos comerciales

UNIDAD Nº 2: “Documentos comerciales”
Los documentos comerciales son los comprobantes que respaldan las operaciones que efectúan las empresas o entidades constituyéndose en medios de prueba y la entrada de datos para el sistema contable. Son constancias escritas de las operaciones realizadas por la empresa (comprar-vender-cobrar y pagar).
Los documentos se presentan generalmente en talonariosnumerados, con duplicado, con determinados datos preimpresos y espacios en blanco para completar de acuerdo a cada circunstancia.
Función de los documentos:
 Función contable: brinda al sistema contable los datos necesarios sobre las operaciones efectuadas para realizar la registración correspondiente.
 Función jurídica: Es un medio de prueba escrito de las operaciones y se pueden utilizarcomo prueba en un juicio o ante organismos del Estado.
 Función de control: Permiten individualizar a las personas que intervienen en las operaciones comerciales y sus respectivas responsabilidades.
Archivo y conservación:
 Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza.
 Deben ser contabilizados y luego archivados por orden defecha de emisión.
 Por ley deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión.
Partes de un comprobante:
 Encabezamiento:
o Lugar, fecha y datos personales del comprador y del vendedor.
o Nombre y número del documento.
o Nro. De CUIT del comprador y del vendedor
o Número de Ingresos Brutos del emisor
o Condición frente al IVA del comprador y del vendedor.
 Detalles:o Descripción literal y numérica de la operación.
 Delimitación de responsabilidad:
o Firmas o iniciales de las personas que intervienen
o Nombre de la imprenta que imprimió el documento y Nro. De CUIT
o Fecha de habilitación y número de Habilitación Municipal de la imprenta que imprimió el documento.
o Desde y hasta qué número se imprimió el documento.
ORDEN DE COMPRA:
También llamadaNota de Pedido, es el documento que el comprador envía al vendedor especificando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha y la forma de envío de la mercadería.
Se emite, por lo menos, por duplicado. El original para el vendedor y el duplicado para el comprador.
Importancia:
o Para el comprador: Sirve como constancia de las mercaderías quesolicitó.
o Para el vendedor: Sirve para preparar el pedido en caso de ser aceptado.



Nota de venta
Es el documento por el cual el vendedor da respuesta al comprador luego de haber recibido su Orden de Compra, o que confecciona el vendedor o su viajante cuando se pacta una venta.



Remito
Es el documento que acompaña las mercaderías. Es emitido por el vendedor, como mínimo porduplicado.
Original y duplicado para el comprador: compara con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación, si es correcta, firma el duplicado y vuelve al vendedor.
Al recibir el vendedor el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haberentregado la mercadería, que el comprador recibió y, en base al remito, confeccionar la factura.
Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.


TICKET
Concepto: cumple la misma función que la factura y se utiliza generalmente en operaciones de pequeños importes.Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador, quedando en la memoria de la máquina la operación realizada.
Las máquinas registradoras emisoras de tickets, deben ser autorizadas por la AFIP como controladores fiscales.
Requisitos:
Deben contener como mínimo los siguientes datos:
• Fecha de emisión
• Numeración consecutiva y...