DOCUMENTOS COMERCIALES




INTRODUCCIÓN

Toda transacción comercial que realiza cualquier tipo de empres genera una serie de documento que sirven de base para registro de la información relacionada con la forma como se efectúa la operación y sus condiciones.
Estos documentos respaldan transacción y a su vez sirven de soporte contable. Se elabora el original y tantas copias como lo exijan las necesidades de laempresa.















1. DOCUMENTOS COMERCIALES.

1.1 CLASES DE DOCUMENTOS COEMRCIALES.


1.1.1 Documentos Comerciales No Negociables.

Los documentos no negociables sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial y suministran los datos necesarios para su registro. Sin embargo no tienen carácter negociable.
Los principales son:
Cotización.
Pedido.Remisión.
Factura.
Recibo de caja.
Comprobante de transferencia electrónica.
Tarjeta débito.
Comprobante de pago.
Recibo de consignación.
Nota débito.
Nota crédito.
Recibo de caja menor.

1.1.2 Documentos Comerciales Negociables
Por seguridad y comodidad cuando las personas realizan negocios prefieren no cancelar en efectivo sino con documentos; con ellas pagan o respaldan las deudasadquiridas.
Los principales son:
Letra de cambio.
Pagare.
Cheque.
Tarjeta crédito
Libranza
Factura cambiaria.
Certificado de depósito.
Carta de crédito.
Los anteriores documentos tienen como característica común el hecho de ser negociables, además, de servir el soporte para el registro contable.

1.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Una transacción comercial puede iniciarse con solicitud deuna cotización. Aceptadas las condiciones de compre y venta, se produce el pedido, que a su vez origina la remisión y la facturación.
Estos dos últimos documentos permiten los registros en el auxiliar de inventarios (kardex).
Cuando se lleva a cabo la negociación los comerciantes proceden a utilizar nuevos documentos, para pagar o garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas comoel cheque, el pagare, la letra de cambio, etc. Sirven de respaldo de la deuda y soporte de los registros contables.
1.2.1 Cotización
Es una transacción comercial donde el documento es pedido por el vendedor a solicitar del cliente. Este contiene información referente al bien o servicios que se ofrece y a las condiciones como se plantea la negociación.
El objetivo fundamental de la negociaciónes facilitar información al cliente para tomar decisiones acerca de la mejor opción, para esta razón, antes de realizar una negociación; el interesado solicita varias cotizaciones y compara las referentes propuestas.
Una cotización contiene esencialmente los siguientes datos:
Números: el origen consecutivo permite que las empresas controlen e identifiquen en forma rápida la cotización.
Nombredel cliente: persona natural o jurídica a quien se dirige la cotización.
Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.
Tiempo de validez: periodo de vigencia de la cotización ofrecida.
Forma de pago: de contado o a crédito.
Forma de despacho: vía, flete y seguro
Descripción del objeto de cotización: características, pres unitario, cantidad, descuentos, recargas y valor total.Observaciones: condiciones particulares de la cotización.
Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.
Ejemplo: la señora Yarlei Salazar está interesada en al comprar un salón de 60 M2 y solicita cotizaciones a diferentes proveedores. La cotización de Decoramos Ltda. Es la siguiente:
Cotizado a: Yarlei Salazar
Fecha: 28 – enero – 2013.
Válido hasta: 28 – febrero – 2013.
Tiempo deentrega: inmediato.
Forma de pago: a crédito.
Vía: terrestre.
Flete: Decoramos Ltda.
Seguro: Colseguros.
Descripción: alfombra en lana acrílica, color vino tinto.
Referencia: T- 307.
Unidad: M2.
Cantidad: 60 M.
Precio: 15.000
Observaciones: el precio por M2 incluye el valor de la instalación.
Cuota inicial de 150.000 y el saldo a seis meses
1.2.2 Pedido
Una vez que se elige la mejor...