Documentos contables

DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía oempresas.
Estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Importancia de los Documentos contables:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Constituyen un medio de prueba para demostrar larealización de los actos de comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

• Comprobantes de contabilidad de orden interno
Sirven para registrar operaciones que no afecten directamente a terceros, como elmovimiento de reservas, de diferidos, salidas de inventarios, distribución de costos y gastos etc., deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
• Comprobantes de contabilidad de orden externo
Son documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las facturaras de ventas, los recibos de caja, comprobantes de pago, notasde contabilidad, etc., y deben contener fecha de expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.

Clasificación de los Documentos
1. Documentos Títulos Valores
Factura de Venta
Letra de Cambio
Pagaré
Cheque

2. Documentos de Ajustes Contables
Nota de Contabilidad
Nota Débito
Nota Crédito
Recibo de Caja o de Ingresos
Recibo de Consignación oDepósito Bancario
Recibo de Depósito o Retiro de cuenta de Ahorros
Comprobante de egreso o recibo de pago

3. Documentos de control interno
Entrada a almacén
Requerimiento de Producción
Salida de Almacén
Recibo de caja menor
Reembolso de caja menor
Acta de asignación
Acta de devolución
Nómina
Pedido

Documentos Títulos Valores
Factura de Venta
Es la relación escrita que el vendedorentrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse porduplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Letra de cambio
La letra de cambio es uno de los Títulos valores que seextiende por una persona (acreedor – librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor – librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

Los elementos que debe contenerla letra de cambio son:

Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dandola orden de pago a otra persona (deudor).
Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.
Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago....