Documentos contables

1. COTIZACION
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo osalario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.
Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario),en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.
Documento informativo que no genera registro contable.

2. REMISION

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validezdeberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.
De lomencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.
Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamentefirmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.
La nota de remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de mercadería o de elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por triplicado, el original para el comprador, lacopia para el vendedor y la tercera para quien transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la operación que se llevó a cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.
Las notas de remisión no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas generalmente se emiten sin valores, hecho por el cual no tienen un valortributario, principal diferencia que guardan con respecto a las facturas y que nos permitirá diferenciar entre una y otra. Es más bien una especie de documento interno de las empresas que cumple una función de verificación.
Si bien la denominación nota de remisión se encuentra muy extendida en la mayoría de los países hispanoparlantes como ser México, Colombia, Paraguay, Bolivia, también a la mismase la conoce con otras denominaciones en América Latina, por ejemplo en Argentina se la llama remito, en Chile guía de despacho, en Costa Rica y Guatemala nota de entrega, en Perú y Ecuador guía de remisión y en República Dominicana conduce.

3. PEDIDO (ORDEN DE COMPRA)

Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando seencuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de...