Documentos Contables

DOCUMENTOS CONTABLES 
 
Los  ​
documentos  comerciales  son  todos  los  comprobantes  extendidos  por escrito 
en  los  que  se  deja  constancia de  las ​
operaciones  que se realizan en  la actividad 
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones 
de  la  ​
ley​
.  Estos  son  de  vital  importancia  para  mantener  un  apropiado   ​
control  de todas las ​
acciones​
 que se realizan en una compañía o ​
empresas​
.  
Los  documentos  contables  son  los  soportes  de  contabilidad  que  sirven  de  base 
para  registrar  las  operaciones  comerciales  de  una  empresa.  Se  elaboran  en  
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. 
Como  es  lógico  también  están  organizados  en  carpetas  contenedoras  según  el tipo y concepto, para un fácil acceso a la  información. En ellas se aplica el filtro  del 
periodo  de  trabajo,  estableciendo  una  selección  de  documentos  cuya  fecha  de 
expedición esté dentro de ese periodo. 
 
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE 
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en: 
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Los  comprobantes  externos:  son  aquellos  emitidos fuera  de  la  empresa  y 
luego  recibidos  y  conservados  en  la  empresa.  Ej:   facturas  de ​
compras​
, 
recibos de pagos efectuados, etc. 
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que 
pueden  entregarse a terceros o  circular  en la  misma  empresa.  Ej.: facturas 
de ​
ventas​
, recibos por cobranzas, ​
presupuestos​
, vales. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva: 
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Documentos  que   se  archivan  y  generan  registración:  como  la  factura,  la 
nota  débito,  la  nota  crédito,  el  ticket,  los  recibos,  el  pagare, el  cheque y la 
nota crédito bancaria. 
Documentos que  sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de 
venta, el remito y el resumen de cuenta. 
 
DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS En la actualidad los documentos contables más usados son: 

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La factura 
La cotización 
La remisión 
Las consignaciones 
Nota débito 
Nota crédito 
Ticket 
Cheque 

 
DEFINICIÓN Y EJEMPLOS DE DOCUMENTO CONTABLES 
 
LA LETRA DE CAMBIO 
La letra de cambio  denominada  en  nuestro país "giro", es un documento mercantil 
que  contiene  una  promesa  u  obligación  de  pagar  una   determinada cantidad 
de ​
dinero​
 a  una  convenida  fecha  de ​
vencimiento​
.  Y  constituye  una  orden  escrita, 
mediante  el  cual  una ​
persona​
 llamada Librador, manda a  pagar  a  su  orden  o  a la 
otra  persona  llamada Tomador o Beneficiario,  una  cantidad  determinada,  en  una 
cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado. 
Ejemplo: 
 

 
 
EL PAGARÉ 
  
Es  un  título  valor  o instrumento  financiero  muy  similar  a  la   letra  de  cambio  y  se 
usa,  principalmente  para  obtener  recursos  financieros.  Documento  escrito 
mediante el  cual una  persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden 
una  determinada  cantidad  de  dinero  en  una  fecha  acordada  previamente.  Los 

pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a 
un tercero. 
Ejemplo: 

 
EL CHEQUE 
Es  un  titulo  valor  por  medio  del  cual  una  persona llamada "girador",  ordena  a  un 
banco llamado "girado"  que  pague una  determinada  suma de dinero a la orden de 
un  tercero  llamado  "beneficiario". Es  utilizado  para ​
pagar​
,  ​
sin​
 la  necesidad  de 
utilizar físicamente ​
dinero. 
Ejemplo: 

 
 
LA NOTA CRÉDITO 
Cuando  la   empresa  concede descuentos  y  rebajas que  no  estén  liquidados  en  la 
factura  o  cuando  los  clientes  hacen  devoluciones  totales  o  parciales  de  las 
mercancías,  para  su  contabilización  se  utiliza  un  comprobante  llamado  nota 
crédito. 
  

Este  comprobante  se  prepara  en  original y   dos  copias; el  original para el  cliente, 
una copia  para  el  archivo ...