Documentos de Registros y Controles Administrativos






































5. INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Son todos aquellos empleados para facilitar la información dentro del campo administrativo de cualquier índole. Dentro de ellos podemos encontrarnos con los oficios, actas, certificaciones etc., cada uno de ellos cumple una función distinta o más bien lleva un mensaje distinto.

5.1Oficio:
¿Qué es?

Documento por el cual se dirigen las autoridades de otras, o a diversos funcionarios (as) entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones en el contenido del oficio se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expedientes. El oficio es un instrumento que utiliza para dirigirse a otras personas de menor o mayor rango o viceversa.

Elementos quelo conforman:

Membrete de la constitución quien lo envía.
Número de oficio y referencia.
Lugar y fecha.
Destinatario (a).
Firma de quien envía el oficio.
Identificación del título y cargo a quien se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio.
Indicadores de archivo, copias de otras autoridades u oficinas, correlativo.
Su Aplicación:
Generalmente se aplica parainformar alguna disposición relaciona al servicio.
Con el oficio se puede solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes, etc.

Cuando se tratan dos o más asuntos en un oficio, es aconsejable separarlo en párrafo distinto cada uno, porque este ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

Los documentos por los cuales pueden dar respuesta a losoficios son: Providencia resolutiva, informe, informe formal, informe mensual, resolución administrativa, resolución, acta.





5.2 Oficio Circular:

¿Qué es?
Es un documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.

Elementos que lo conforman:

Membrete de la institution.
PalabraOficio Circular.
Número de Oficio Circular.
Sus componentes:
A:
De:
Asunto:
Fecha:
Contenido.


5.3 PROVIDENCIA:
¿Qué es?
Es un documento que se elabora como consecuencia de una petición escrita.

Elementos que lo conforman:

Identificación de la institución (membrete).
Lugar y fecha (todo en letras).
Asunto.
Número de providencia.
Decisión.
Titulo del (de la) emisor (a).Firma: nombre (s) y apellido (s) y sello (s).


Aplicación:

Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida por escrito. Se utiliza también para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado a un oficio. La providencia se escribe con los siguientes objetivos: solicitar antecedentes, ratificar, escuchar a otra persona, solicitar pruebas, enviar aarchivo. En la providencia se hace necesario que se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente (la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con letras mayúsculas.



En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia:

Providencia Resolutiva: En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita.

Providencia Administrativa: Es la razónconsecutiva al recibo de un documento, en el cual el o la funcionario (a) indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.


5.4 MEMORANDUM:

¿Qué es?
Instrumento donde se anotan las cosas que deben hacerse en determinada ocasión o día. El memorándum es el libre o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse. Enotras palabras es las cosas que deben tener en la memoria para darles trámite o solución.

Elementos que lo conforman:

Membrete.
Palabra: MEMORÁNDUM.
Destinatario (a) (PARA).
Remitente. (DE).
Asunto (Descripción breve del motivo del mismo).
Lugar y fecha.
Descripción del asunto.
Sello (s).

Aplicación:
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o...