Documentos Electronicos

1. ¿Que es un documento electrónico?
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en unproceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cadaexpediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite larecuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

2. Consideras quetodos los documentos electrónicos que se generan y se reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos de archivo?
* Creo que no todos, pues se parte del ciclo de vida deldocumento y se aplica lo mismo que en los archivos tradicionales (papel), hay documentos que no tienen ninguna importancia, simplemente son informativos o de apoyo, un ejemplo, el diario oficial denuestro país, pero los que hacen parte del trámite   normal de una entidad, pertenecen a los documentos primaros (legal, técnico, fiscal, contable) y realizan todo el proceso del ciclo vital del documentosi.

3. Crees que el cambio de formato papel a formato electrónico suponen también un cambio en el proceso de organización documental?
* Creo   que no genera un cambio, ya que estos archivosestán sujetos al uso obligatorio del sistema de   clasificación de archivos y de las tablas de retención de archivos. Es claro que la conservación, custodia y trámite es diferente; por tal motivo laorganización se realizaría electrónicamente, garantizando su adecuado flujo documental.

4. Que diferencias encuentras entre un archivo electrónico y un archivo físico?
Archivos electrónicos:
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