Documentos fuente y factura

Documentos Fuente
El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.
La realización del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) oajena (de un cliente o proveedor). 
Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta. 
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. 
Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o lacinta de la caja registradora.

Tipos de Documentos Fuente 
Los documentos fuente se dividen en dos tipos. Unos son los documentos justificativos, que según las definiciones disponibles son “todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables”. 

Ypor otra parte están los documentos comprobatorios, es decir aquellos “documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad”.
De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento fuente una identificación única. Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o alfanumérico, queayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría. 

Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno.
Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizanactualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía. 

Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, conel mismo valor que el original.
Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.
Clasificación de la documentación Contable
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de laempresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibosde pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que searchivan y generan registración:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito
Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados ( contratos dearrendamiento, depósito) ycualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos,informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la...