documentos fuente

DOCUMENTOS FUENTE.
El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produzca. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizarán como pruebas de cada transacción que se produjo.
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, lainformación necesaria para el registro contable de una operación, y tendrá la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos.- Son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativasaplicables.

b) Documentos Comprobatorios.- Son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
Los comprobantes serán la fuente u origen de los registros contables, respaldarán todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa.
Entre los comprobantes más utilizados se mencionará los siguientes:
Comprobantes de ingreso.-El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas decontrol interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa.
Comprobantes de egreso.- El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formascontinuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato pre impreso, solo de definirá un tipo.
Contratos.- El contrato, en definitiva, es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones entre losfirmantes en una determinada materia.1
Cheques.- Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.2
Comprobantes de venta.- Son documentos autorizados previamente por el SRI, que respaldan las transaccionesefectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos, a excepción de los documentos emitidos por las instituciones del Estado que prestan servicios administrativos y en los casos de los trabajadores en relación de dependencia.3
Facturas.- La factura, factura de compra o factura comercial esun documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.4
Letras de cambio.- La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una ordenincondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.5
Notas de débito.- Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este...