documentos fuente

Concepto
Documento fuente es el documento o escrito original debidamente autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar con evidenciaclara que unatransacción o transformación interna fue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.
Nota: Los eventos son operaciones que generalmente notienen un documento fuente.
Ejemplos de documentos fuente
• Las facturas que certifican una operación de venta o de compra,
• Los cheques que comprueban un pago,
• Las fichas de depósito bancario quedan fe de un depósito en una cuenta bancaria,
• Los recibos de caja refrendan la entrada de dinero,
• Las notas de cargo y notas de crédito que testifican el aumento o la disminución de un adeudo,• Las letras de cambio y pagarés que legitiman un préstamo,
• Los comprobantes de pago de nómina que confirman los pagos de sueldos,
• Los recibos, vales de caja chica que corroboran la entrega dedinero por el custodio de la caja chica,
• etc.
Importancia de los documentos fuente
La obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e indispensable porque:
• Los documentos fuente(o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera fase del proceso contable denominada captación de datos.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y lacomprobación de los asientos de contabilidad.
• Los auditores independientes y los organismos de fiscalización interna (auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.
• Son requeridospor disposiciones legales (especialmente de carácter fiscal y mercantil). En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea susderechos y obligaciones.
• Puede ser útiles como elemento de prueba en casos de controversia para demostrar la realización de los actos de comercio.
Funciones de los documentos fuente
• Función...