Documentos fuentes contables

PROCESO CONTABLE
DOCUMENTOS FUENTE:
Contabilización: Se tendrá en cuenta los documentos fuentes: facturas, remisión o recibo expedido a favor del cliente. Donde se consigne que el cliente recibió a satisfacción las mercancías o los servicios objeto de la transacción. Se tendrá como documento fuente todo tipo de facturas o recibos expedidos por la entidad, así comoaplicaciones de créditos diferidos, ocasionados por actividades ajenas al giro de la entidad.
Requisitos: También establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivoy otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos (actualmente el Sistema Integrado de AdministraciónFinanciera- SIAF), siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere. Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes. Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia documental, la que debeestar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria. El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración debe investigarse e informarse.
FACTURAS:
Factura de compra-venta
La factura comercial es unsoporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para elarchivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Numeración en orden consecutivo. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha deexpedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
RECIBOS DE CAJA:
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias searchivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales (anticipos) o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya quepara ellas el soporte es la factura.
Para elaborar un Recibo de Caja se debe conocer en forma clara la siguiente información:
 El Tipo de Recibo a utilizar de los definidos en el programa (Ej. R – 1 / R – 2).
 Conocer la fecha correspondiente en que se causara el ingreso de dinero.
 Saber o conocer el Nit o C.C del tercero
 Confirmar el tipo de contabilización a realizar (Pago, Abono o...