Documentos Impresos

Clases de documentos impresos

Tipologías de documentos impresos
-documentos estáticos
-documentos adaptados (customized)
-documentos personalizados

Documentos estáticos: son aquellos documentos completamente cerrados, donde ni el texto, ni las imágenes variarán. El diseño se da por concluido y está listo para ser impreso.

Documentos adaptados (customized): la mayor parte deldocumento es estático pero puede haber algún elemento que varie ( imágenes, texto…). Normalmente son productos que se imprimen en offset y que luego se acaban de rematar con una impresión digital que determina un acabado concreto. Este proceso productivo se conoce también como “versionamiento” por el hecho de realizar impresos en offset que luego serán acabados con un texto en diferentes idiomas.Documentos personalizados: en estos documentos cambian imágenes y texto en cada documento, obteniendo así, documentos totalmente personalizados. Este proceso productivo se conoce también con el nombre de “impresión de datos variables”.

Impreso y documento:
Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables)en los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado.
El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración de documento.
Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, éstos deben reunir unas característicasbásicas. Entre otras, las siguientes:
* Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.
* Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo.
* Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicación de cada datoconcreto en el mismo lugar en todos los impresos.
* La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirán de mayorcalidad y de una presentación más estética.
* Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.
* El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla, constará básicamente de:
* Parte superior o encabezamiento:figuran los datos relativos a la definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso.
* Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen losdatos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición, declaración del I.R.P.F....)
* Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.
Los documentos serán objeto de normalización, para que cadaserie o tipo de los mismos obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc.
El número de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administración a los particulares y al contrario. En el próximo tema hablaremos y conoceremos sobre la estructura de los...