Documentos Internos Y Externos De Una Empresa Privada

A) Documentos internos de una empresa privada:

1. Actas.

2. Convocatorias.

3. Avisos.

4. Anuncios.

5. Revista.

6. Boletín.

7. Memoria.

8. Solicitud.

9. Autorización.

10. Nota interna.

11. Memorándum.















Actas.

El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de losacuerdos tomados en ellas.

La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo el Orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. El responsable de dar fe de este documento es el secretario, por medio de su firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.

Las actas quedan inscritas en el libro deregistro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas. Este libro debe ir diligenciado, que es una indicación que figura en su primera hoja citando que se trata de un libro de actas perteneciente a una determinada organización, asociación, fundación, etc., y foliado, es decir, las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilización de programasinformáticos, las actas podrán confeccionarse en hojas separadas que, numeradas correlativamente, son luego encuadernadas para conformar el Libro de actas.

El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final.

Convocatorias.

En una primera acepción, es el documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuranen la propia convocatoria. En una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la formación.

La convocatoria puede darse en el propio núcleo de la empresa, es decir, tener como destinatarios a determinados cargos o empleados —por ejemplo, una convocatoria a unareunión de jefes de departamento— o bien tener proyección hacia el exterior —como cuando una sociedad anónima convoca a sus socios—

Avisos y anuncios.

Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Su lugar de colocación es el tablón de anuncios.

Al igual que ocurre con las autorizaciones, noexiste un modelo concreto y bastará con la observación que se hacía para el documento anterior en cuanto a su confección. Es recomendable cambiar cada cierto periodo de tiempo (de 20 a 30 días, por ejemplo) el formato de los avisos, incluso de color, para así no acostumbrarse a ver un elemento fijo en el tablón; y retirarlos cuando éstos hayan vencido o estén pasados de fecha.

Revista y boletín.Su contenido suele incluir información de las actividades referentes al ocio, a la cultura y a las acciones ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Por regla general se mandan confeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación es propia de las medianas y grandes empresas, así como de determinados organismos públicos. Es aconsejable que en elsector empresarial sean enviadas por correo a los trabajadores de la organización.

Memoria.

Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas, organizaciones altruistas, fundaciones o instituciones públicas donde se reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización durante un determinado periodo de tiempo, que generalmente es un año.

Sucontenido y estructura variará dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque por regla general suelen comenzar con un saludo del presidente, director general o máximo mandatario, para, a continuación, realizar una exposición dividida por capítulos que versará sobre los datos más relevantes acordes a la actividad de la empresa (informes de auditoría,...