Documentos mercantiles 2.0

Hotelería III
“Documentos Mercantiles”

Integrantes | Carolina BasualtoSolange DiazKatherine Sandoval |
Profesor | Carlos Riffo |
Fecha de entrega | 21 agosto de 2012 |

Nota de debito
Definición: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en lamisma nota.
Función: Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Algunas instituciones en las cuales se manejan notas de débito incluyen:
Bancos. Al momento de reflejar comisiones, cobro de servicios o cuando se hacencargos por cheques girados.
Comercios. Cuando se paga por una mercancía y se cobran intereses, comisiones sobre documentos o el pago del envío.
Servicios. Cuando el prestador de servicio quiere hacer un desglose sobre los costos de haber prestado un servicio: gastos bancarios, intereses, fletes, entre otros.
* La nota de débito contiene los siguientes datos:
* Razón Social.
* NombreComercial de la empresa.
* Dirección de la entidad.
* Un número seriado.
* Nombre del cliente
* Conceptos y cargos por cada uno de estos.
* Validez (periodo de emisión).

Formato

Nota de crédito

Función: La nota de credito es el documento administrativo más utilizado para asentar sobre el papel los movimientos que se ejecutan sobre una transacción anterior, que, por logeneral, fue registrada en una factura perteneciente a una caja ya cerrada.

Función: Fundamentalmente se utiliza para remendar errores de facturación, otorgar beneficios no contemplados de antemano o reflejar la concesión de un reintegro ante la devolución de una determinada mercadería por parte del cliente.

A pesar de su uso extendido – y obligatorio en ciertas circunstancias – surgen muchasdudas en relación a su expedición, las cuales podrán ser evacuadas a través de este artículo.

En primer lugar, se debe conocer que los únicos responsables de la emisión de una NC son los vendedores de bienes o los proveedores de servicios, ya sean los propietarios de un comercio, las autoridades de una empresa o los empleados. Serán ellos los encargados de completar este instrumentoadministrativo para disminuir un monto en una ocasión dada.

Hay varias situaciones que motivan a la emisión de una nota de crédito. Entre los más frecuentes, se cuentan: rebajas no consideradas en la factura original, diferencias entre el precio real y el importe cobrado, rotura de un producto no entregado pero ya abonado por el consumidor, necesidad de restituir una mercadería por la cual el clienteexige reembolso, aplicación de un beneficio o descuento en una fecha posterior al labrado de un recibo, entre otros.

Ante cualquiera de estas circunstancias, quien tenga que expedirla deberá considerar una serie de datos que no pueden faltar en este documento escrito, que tendrá como destinatario a su cliente.

Principalmente, tendrá que prestar atención a: la razón social de quien emite la NC,junto con la clave de identificación tributaria, el domicilio de la casa central o de las sucursales (en caso de que las tuviera), la ciudad donde está radicado el negocio o la empresa ‘firmante’ y el rubro en el que se enmarca.

También deberá contemplar la inclusión del número de teléfono, la casilla de correo y/o la dirección de e-mail.

Respecto del tenedor de la nota, será conveniente queescriba nombre y apellido, si se trata de una persona física, o identidad legal, si se refiere a una persona jurídica; número de cliente (si existiera) y suficiente información de contacto.

Una vez revisada esta fase, el emisor no podrá olvidar: la remisión a la factura que se confeccionó en la operación original (con fecha, producto/s e importe), el concepto por el cual se recurrió a la...