Documentos mercantiles

Introducción

En la actualidad, estamos insertos en un mundo lleno de actividades y negocios que inevitablemente nos llevan a comprometernos en la realización de diferentes tipos de transacciones a nuestro alrededor, lo cual se viene gestando desde tiempos remotos en nuestra historia, en los cuales las transacciones quedaban solo en acuerdos de palabras, dado que eran intercambios muy simplesde bienes y/o servicios por otros bienes y/o servicios y el intercambio se producía por trueque, el dinero no existía; pero como decíamos, dada la complejidad de los intercambios de bienes y servicios a los que nos enfrentemos hoy en día, se ha vuelto necesario convertir aquellos acuerdos verbales en escrituras de documentos que nos permitan establecer con exactitud los términos de estosintercambios: quienes participan del intercambio, qué se intercambia, qué precio tiene la transacción, metodología de pago y su plazo, fecha de entrega de mercancía, etc., y el fisco controla los impuestos que impone al ejercicio comercial y controla los montos y fechas que debe recaudar.
En el presente informe se realizara una descripción lo más detalladamente posible en cuanto a la DocumentaciónMercantil, dado que el manejo de esta es crucial para el apto desempeño profesional de un ingeniero Comercial, tanto del área económica, como del área administrativa.
De esta forma, el presente documento servirá de guía para la consulta de las nociones más básicas y requeridas en el mundo de los negocios.


Documentos Mercantiles

La documentación mercantil comprende todos los formularios yconstancias escritas utilizadas en las transacciones de tipo comercial. Los documentos directamente ligados en el proceso de compraventa son:

1.- Cotización
2.- Orden de Compra
3.- Nota de Pedido
4.- Guía de Despacho
5.- Factura
6.- Nota de Débito
7.- Nota de Crédito
8.- Boleta de Compraventa

Sin embargo se sigue un proceso de compraventa, el cual les explicaremos a continuación brevementeLa Consulta: Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor, en el cual le solicita o pregunta todos los antecedentes con respecto a un material específico. En otras palabras es solicitarle al proveedor que nos envíen una cotización.

La Cotización: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestación a las preguntas hechas por elcliente. En general, debe contener los siguientes datos:

• Descripción detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad
• Precio exacto del producto
• Tiempo del Despacho
• Vigencia de la Cotización

Orden de Compra: Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedorno envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones porlos proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.
Cuando una empresa compradora esta de acuerdo con una cotización recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra la cual debe contener los siguientes datos:

• Membrete del comprador
• Número de la orden de compra
• Fecha de expedición

• Dirección donde debe ser entregada la mercadería
•Identificación del vendedor
• Relación de los artículos solicitados
• Precios unitarios y totales
• Condiciones y formas de pago
• Condiciones de pago
• Condiciones especiales
• Referencia a la cotización



Nota de Pedido o Nota de Venta: Es el documento emitido por el agente vendedor al contratar una operación de venta a nombre de la empresa, es un formulario en el cual se detalla el...