Documentos Mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES
1. INTRODUCCIÓN
La creciente complejidad de las actividades económicas de un negocio ha hecho que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el mundo moderno de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se sustenta a través de un documento y, en caso deque su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado de la empresa. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles que respaldan las transacciones económicas y financieros.
2. DEFINICIÓN
Los documentos mercantiles son los títulos, efectos(letras de cambio y pagarés), recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, notas de remisión, notas o vales de salida de mercaderías, informes de consumo de materiales, etc., es decir, son los documentos que sirven para legitimar el ejercicio de derecho literal y autónomo consignado en el mismo, y es la documentación fuente que permite registrar las operaciones mercantilesen los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad obtienen datos necesarios para personificar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del uso de documentos. SÍ se trata de una granempresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de ventas se generan recursos y el cajero de la empresa recibe efectivo en moneda nacional o extranjera en pago de lasventas efectuadas, el mismo que se debe ser depositado en forma íntegra dentro las 24 horas a un Banco; a su vez se realizan desembolsos por pago a acreedores de la empresa y por compra de bienes y servicios bajo la responsabilidad del Tesorero.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan el respaldo y registro de las operaciones, informanal contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para el registro en los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:Certificar los registros contables realizados en loslibros de contabilidad.
Respecto al segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros decontabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado y bajo la responsabilidad de un custodio.


Documentos negociables, son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes desu vencimiento o dejar en garantía,
Documentos no negociables, son todos aquellos documentos que sirven de base para losregistros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde elpunto de vista legal la realización de una operación mercantil.
3. OBJETIVOS
El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un control interno adecuado de todas las transacciones comerciales que realiza una empresa pública o privada, respaldando con la documentación suficiente y pertinente, a cada tipo de transacciones...