Documentos mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES
Son los documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. En lenguaje técnico mercantil es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos pueden ser negociables y no negociables.
Importancia de la Documentación Mercantil
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico ydisposiciones legales para impresión,archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicióninterna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Clasificación de los archivos.
archivar los documentos contables es una de las tareas mas importantes de una secretaria o de un contador. Además, archivar se esta convirtiendo enuna actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.
Un sistema de archivos se debe cumplir tres funciones básicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.2. Guardar de manera ordenada el materia reunido.
3. Poder sacer los documentos o archivos rápidamente cuando sean necesarios.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja de el archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una persona) y la ventaja de archivo por departamento que es la secretaria o encargado se familizara tantocon el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO.
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
CARPETAS: las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utilizan como carpetas varios (carpetas de suspensión).
GUIA: esuna cartulina gruesa o carton prensado de forma rectangular ccon una pestaña que sirve para separar.
PESTAÑAS Y SU POSICION: las pestañas son unas partes salientes que llevan las carpetas, guias y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas.
GUIAS FALTAS: es un sistema practico cuyaspestañas llevan anotadas la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se pueden hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: son pestañas de tamaño redusido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pago, visitas, pedidos,etc) utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metalicos.
PINZAS: cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizaran las pinzas para separar los documentos.
FICHAS: son unas cartulinas de forma rectangular y detamaño más o menos grandes según el uso al que se destinen. Las fichas pueden ser: visibles(con pestañas) o ciegas (sin pestañas).
METODOS DE CLASIFICACION:
Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABETICO: consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y...