Documentos mercantiles

A) Documentos mercantiles corrientes o comunes
Requisición
Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
== características que contiene ==
1 Nombre del solicitante
2 Departamento del solicitante
3 Centro decosto del solicitante
4 Número de proyecto
5 Nombre del artículo
6 Código o número del artículo
7 Cantidad solicitada
8 Proveedor o sugerencia del mismo
9 Fecha de entrega requerida
==características de concepción comunes ==
* Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener laaprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.
* En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto esespecialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.
* Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.Cotización

Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.

Elaborar cotizaciones es una actividad fundamental de cualquier empresa, toda vez que, además de ser la base de sus negociaciones, estosdocumentos proporcionan, con gran frecuencia, una primera impresión de la organización al cliente potencial.

Esta actividad, por otra parte, sigue siendo una debilidad de muchas empresas y fuente importante de problemas.

No existe un método general para elaborar una cotización, debido a que cada proyecto y cada negociación son diferentes, sin embargo, hay una serie de elementos, tanto de forma comode fondo, que se deben considerar en la elaboración de la cotización para que resulte más efectiva. Con respecto a la forma hay que asegurarse de que la propuesta esté bien estructurada. El primer elemento que debe incluirse en una cotización es la identificación de la empresa (nombre, logo y datos de contacto).

Este elemento, no sólo define la identidad de la empresa; también indica atencióna los detalles y profesionalismo. Es conveniente el uso de secciones y etiquetas para organizar los datos de la cotización, entre los que se deben incluir: La fecha de emisión, el periodo de validez, el folio, el código interno del cliente, la fecha de entrega, los términos de pago, los términos de envío, el precio, el nombre, firma y puesto del responsable de la cotización, los datos de contactodel soporte al cliente y las referencias a términos y condiciones. En el cuerpo de la cotización, es importante especificar, lo más claro posible, qué servicios o productos están cubiertos por la cotización y cuáles se entregan de forma gratuita, como atención al cliente. Esto establece los límites de reclamación y permite reconocer el esfuerzo adicional. Deben evitarse las descripciones extensas,siendo preferible el uso de listas con viñetas.
Mientras que la forma en que es presentada la cotización es un factor muy importante para concretar la negociación, es el fondo de la misma la que constituye el negocio. Los elementos de fondo de la cotización son el valor de uso del bien o servicio que se ofrece y el precio que se le atribuye a ese bien o servicio. El valor de uso consiste en...