documentos necesarios departamento de compras


Los documentos básicos de compra
Contenido presentado por Nacional Financiera

Introducción
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tiene cada persona para desempeñar ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede evidencia escrita de lo que hace cada quien.
Es importante mencionar, que muchas veces puede parecerirrelevante el ejercer control sobre ciertas funciones. Sin embargo, el éxito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un adecuado control.
Sin embargo, también debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelería o en trámites que en lugar de facilitar la operación del negocio la entorpezcan.
Solicitud de compras
La persona encargada de hacer las compras de los materiales para laproducción debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.
De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debeincluir toda la información referente al material solicitado:
1. Número de solicitud.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Clave del material.
4. Descripción.
5. Cantidad requerida.
6. Punto de pedido.
7. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla  (Control de inventarios).
8. Firma de la persona que la autoriza.
Es conveniente, que la solicitud de compras seelabore por triplicado para darle el siguiente manejo:
1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitirá corroborar que el material que llega al almacén de materia prima, es efectivamente el que se solicitó.
2. Otra copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad.
3. El original se envía a la persona encargada de hacer las compras.
Solicitud decotización a proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.
El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de comprasdebe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga.
Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho documento incluye lasiguiente información:
1. Número de solicitud de cotización a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en laque se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona querecibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.
Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en...