Documentos Oficiales y Mercantiles

COMUNICACIÓN ORGANIZACINAL
DOCUMENTOS OFICIALES
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ACTA:
Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa comosecretario de la reunión y la firma su presidente.
-Título de “Acta” y el n° correlativo que corresponde.
-Fecha, lugar, hora.
-Una introducción breve de lo que trata la reunión.
-Debe aprobarse el acta anterior, en el primer punto. (“Se aprueba el acta anterior”, si no es aprobada por algún error, se detalla y es posible aprobarla).
-Se detalla los puntos más importantes y las decisiones dela reunión.
-Debe ser firmada por el “presidente” y quién redacta.
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CARTA COMERCIAL:
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indicatambién el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión. 
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. 
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo conobjetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación. 
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. 

El cierre 
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. 
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otraspersonas.
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CERTIFICADO:
En un certificado podemos distinguir tres partes: introducción, comunicación y cierre.
En la introducción se distinguen el membrete y el encabezamiento.
El membrete no es imprescindible, aunque puede aparecer.
El encabezamiento se compone del nombre y apellidos de lapersona que expide el certificado, cargo que ocupa y nombre de la empresa u organismo donde desempeña dicho cargo.
La comunicación contiene los hechos o datos que se declaran como ciertos. Se inicia con la palabra CERTIFICA, escrita con mayúsculas, seguida de dos puntos y situada en lugar destacado. Los datos que se declaran se introducen por Qué y se escriben en párrafo aparte.
El cierre constade las siguientes partes:
Línea de cierre. En esta línea se menciona el motivo o el fin por el que se solicita el certificado. Cuando no se hace constar expresamente este motivo, se suele emplear una fórmula genérica del tipo: «Y para que así conste, se expide el presente certificado...».
Lugar y fecha de la expedición, que puede ir incluida en la línea de cierre o aparte.
Firma de quienextiende el certificado.
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CITACIÓN:
Se debe archivar una copia como registro.
Lleva título (“Citación”), destinatario, texto, lugar y fecha, firma y sello; si posee, y si es posible: membrete, con copia.
La diferencia entre una invitación y una citación, es que la invitación no es unaobligación, la citación obliga a quién la recibe a asistir.
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CIRCULAR:
Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el...