documentos para llevar una interventoria

SISTEMAS DE MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

“Para llevar a cabo de manera eficaz y segura la Interventoría de Proyectos, se crean una serie de registros a través de unos formatos escritos, que soportan las actividades y al mismo tiempo evidencian la actuación del interventor en un Proyecto. En esta clase veremos las características e importancia de estos documentos al interior de la organización.”Registros y Formatos en interventoría de Proyectos
La Interventoría de proyectos, se basa en principios de manejo, control de los mecanismos de regulación y supervisión sobre aquellas actividades que se organizan de acuerdo a los cronogramas presentados por el contratante, para lo cual se han creado unos formatos básicos que les sirve a los interventores de apoyo durante el desarrollode la labor.
Esta documentación hace parte de la organización que establece la interventoría como parte del control, seguimiento y registro que lleve para un proyecto. A continuación se muestran algunos formatos, que se pueden tomar como base en el desarrollo de los seguimientos, los cuales se adecuarán a la necesidad que tenga cada quien según el proyecto tratado. Cabe resaltar que sepresentaran en esta clase algunos de los modelos, pues estos varían de acuerdo con la entidad que los esté ejecutando y con el tipo de actividad que se esté realizando, por lo tanto no constituyen camisa de fuerza para ser utilizados, más se recomienda llevarlos como parte de la organización de la interventoría.
Cuadro de Control de actividades: Se sugiere, como parte del seguimiento que se realice alseguimiento de un contrato, establecer un cuadro, en el cuál se puedan registrar semanalmente, los avances de las actividades. Dicho cuadro puede manejarse en un formato simple de Excel, y debe contener los registros actualizados, según las modificaciones que se presenten en el sitio diariamente o cada semana. Es recomendable en este caso establecer un cronograma de trabajo junto con la personaencargada por parte del contratista in situ, bien sea residente de obra, coordinador, etc, para poder llevar un control orientado hacia el mismo foco, ya que esto permitirá que se “hable el mismo lenguaje” durante todo el proceso de ejecución.
El siguiente cuadro, corresponde al control que se realizó en una obra de construcción ejecutada en el año 2010. Por temas de confidencialidad hemos modificadoel nombre del proyecto.
Cuadro de verificación de Documentación de obra: Se pueden llevar unos formatos que facilitan llevar el control sobre los documentos en obra, en este caso, el formato que se muestra corresponde a una obra. Estos formatos pueden ser creados directamente por quien vaya a actuar como interventor responsable in situ.


Gráfico 1. Formato Control Semanal

Gráfico 2.Formato Control Documentación
Informes Semanales: Corresponde a la interventoría, la realización de unos informes semanales para el contratante en los cuales se deben registrar los aspectos mas relevantes de la semana. Cada entidad determina unos formatos a presentar, sin embargo las características del contenido son generalmente las mismas. A continuación se muestra un ejemplo de un formatoutilizado para dar seguimiento a una obra.

Gráfico 3. Ejemplo de Formato Informe Semanal
Informes mensuales de Ejecución: Son documentos de registro que son solicitados por las entidades contratantes a fin de tener mecanismos con los cuales hacer un seguimiento al contrato en ejecución. La presentación de estos informes está generalmente con unas características establecidas directamente por lasentidades, el contenido se puede decir que no varía, sino por su presentación. A continuación se relacionan los items que deberían incluirse en un informe mensual y ajustarse a las características del proyecto.
1. Periodo de Cobertura
2. Información contrato de Interventoría
3. Información Contrato de Obra
4. Revisión o Modificación de Planos y Especificaciones
5. Generalidades
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