DOCUMENTOS USUALES

 DOCUMENTOS USUALES

Si se sigue el ciclo de la actividad de una empresa o negocio a la hora de realizar una venta (y de forma análoga en una compra) va a tener que emplear diferentes documentos o justificantes de la misma.
Todos los documentos que a continuación se muestran pueden ser realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja decálculo o cualquier otra.
Así cuando se realiza el proceso de compra, dichos elementos serán los siguientes teniendo en cuenta que todos ellos han de ser comprobados y registrados en el proceso contable.
Presupuesto: Previamente a la realización del pedido la empresa proveedora manda un presupuesto a la empresa compradora, en este documento se ha de registrar los datos acerca de las condicioneseconómicas de las mercancías en venta.
Pedido o solicitud de compra: Es el documento en el que el comprador solicita al vendedor el bien o servicio a adquirir. Generalmente viene precedido por una petición previa sobre el precio y las
Albarán de entrega: Es el documento a través del cual se va a justificar la salida de los productos o la prestación de los servicios desde la empresa proveedora y asímismo acredita el transporte y la llegada de la mercancía al comprador o en caso de servicios la realización de los mismos.
El número de copias que se confeccionan de un albarán es de cuatro, siendo una copia para el almacén desde donde sale la mercancía, otra para el departamento de administración para que se confeccione la factura y otras dos copias que se envían al cliente para que nos devuelvauna de ellas firmada.
Recibo: Es la forma de constatación en papel de que un pago ha sido realizado, en otras palabras es un comprobante que verifica que el pago se ha realizado.
Factura: Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o bien de los servicios prestados y es el justificante que acredita la venta realizada. Sigue este link,Facturas características y tipos, para acceder a información detallada sobre el documento factura.
Por otra parte para conocer la facturación electrónica puedes leer: Conoce lo que es la factura electrónica.
Documentos de tesorería: Son varios los documentos en los que nos vamos a apoyar para llevar a cabo la contabilización y seguimiento de la tesorería de la empresa.
.DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Misión de los documentos comerciales
En ellos queda precisada la relación jurídica entrelas partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientosde contabilidad.
Tipos de documentos comerciales
Se clasifican básicamente en dos tipos, a saber:
Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en ellos.
No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una transacción comercial o brindan la información necesaria pararealizarla.
Algunos documentos comerciales
Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Nota de...