Documentos

T.R.D
Tablas de Retención Documental

En atención a lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Obligatoriedad de
las Tablas de Retención”. Será obligatorio para las entidades delEstado elaborar y adoptar
las respectivas Tablas de Retención Documental.

Una vez aprobadas las tablas de retención documental por parte del Consejo Municipal de Archivos o el Departamental deArchivos, la Administración Municipal deberá proceder a:

Pasos a seguir para la Aplicación de las Tablas de Retención Documental
Capacitar a los funcionarios responsables de los archivos de cada una delas dependencias de la Administración Municipal, en el proceso de aplicación de la TRD
Adoptar la TRD a través de un acto administrativo, bien sea un Decreto o una Resolución, en donde se establezcala fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento por parte de todas las dependencias de las entidades del orden municipal.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN
APLICACIÓN
ELABORACIÓN YPRESENTACIÓN DE LAS TRD
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN:


Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subseriedocumental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico,entre otros.
1. Una vez elaborada y aprobadas las TRD debe hacerse su defunción indicando.
. Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
. Instructivo para su aplicación.
.Normas para la organización de los Archivos de Gestión en concordancia con las TRD de cada oficina.

1. Elaboración de la propuesta de las TRD.
2. Presentación y aval de la propuesta de TRD medianteActa del Comité de Archivo de la Entidad.
3. Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de documentos o a la instancia correspondiente, para el estudio y trámite, acompañadas de los...