Documentos

Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones yactividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
Se entiende por Archivo de Gestión como el sistema deconservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidadcompartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.
El archivo de oficina está compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funcionespropias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenece, la cual ha sido definida en el Cuadrode Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se hanproducido.
Los objetivos del archivo se puede expresar como:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Tener acceso rápido a la documentación relacionadacon ese trabajo.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
• Tener un sistema eficazde reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:
• Ser reflejo de lasactuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
• Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento...