Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
(I. Marco Teórico)


FUNCIONES ARCHIVISTICAS
Son el conjunto de procesos necesarios para realizar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de lacorrespondencia en cada empresa y sus diferentes dependencias, estos procedimientos comprenden desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Sus funciones son muy amplias, ya que nose limitan a la recolección y el almacenamiento de los documentos, sino que exigen un control, orientación y canalización de la producción documental, así como una conservación no solo física sino dela misma la difusión de la información de estos documentos y garantizan la entrega de datos concretos, facilidad de acceso y consulta de toda la información generada dentro de la empresa.

Losprocesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

1. Producción: También llamada Producción documental. Consiste en la generación de los documentos con base a las funcionesasignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en él se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Ya que de acuerdo consus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que se debe registrar. La Producción Documental comprende los aspectos deorigen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada empresa o necesidad según la dependencia dentro de la empresa.
En esta fase se debenestablecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación. Dentro de estas normas se establece por ejemplo:
    • Creación y diseño de documentos.
    • Medios y técnicas de produccióny de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
    • Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros,...