Documentos

¿Qué es un documento?
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.
¿En qué consiste la administración de documentos?
Controla el período de vida deun documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.¿Qué es la comunicación?
También se puede definir como un medio por el cual haces que varias cosas, planes o estrategias sean unánimes en una actividad organizada. Cabe mencionar que la comunicación es un medio por el cual la persona se relaciona con una organización para alcanzar un fin en común, ya que sin ella las actividades en grupo serian imposibles, porque impiden la coordinación y cambios La importancia de una comunicación de forma organizada radica en que se tenga en cuenta todas las actividades que se llevaran a cabo así como a los miembros que componen el grupo.
Es un medio en el que también se modifica conductas, se realizan cambios y se trata de que sea más productiva la información y poder cumplir con las metas planteadas.
¿En qué consiste la información?La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

¿Cómo se define el concepto de correspondencia?
La acción y el efecto de corresponder o corresponderse reciben el nombrede correspondencia. Corresponder, por otra parte, es pagar algo con igualdad o pertenecer.


El concepto de correspondencia puede usarse para nombrar a aquello que tiene proporción o relación con otra cosa. Por ejemplo: “No trates de comparar dos cosas que no tienen ninguna correspondencia”, “El juez ha analizado los llamados pero no halló correspondencia con los dichos del acusado”, “La correspondenciaentre las declaraciones sorprendió a la prensa”

Se conoce como correspondencia, por otra parte, a la comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario.

Por su importancia ¿Cómo se clasifican los documentos?

- Atendiendo a la ubicaciónde los archivos:
Archivo centralizado. Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.
Archivo descentralizado. La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Archivo activo. Seconsulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que nose consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea...