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EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
La archivística moderna se encuentra adaptando los principios básicos y la metodología tradicional a las realidades del mundo contemporáneo, para poder responder a las demandas de la administración y de la investigación. Esta voluntad de adaptación pasa por una concepción global del ciclo de la vida de los documentos, fundado sobre la teoría de las tres edades,cuya principal finalidad es establecer criterios metodológicos en los procesos de valoración y selección de documentos.
3.1. Contenido de la teoría.
Por edades o ciclo vital de los documentos, se entienden las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o seconservan en un archivo histórico. Este principio fue establecido por la archivística norteamericana, Record management, como respuesta a la saturación del espacio en los archivos desde mediados del siglo xix y ante la necesidad de trata integralmente los documentos
La teoría de las edades del documento viene a decir que el ciclo vital de los documentos y las etapas de archivo por las que va pasandodependen de la teoría del valor de los documentos. Según ésta, el documento de archivo tiene un valor primario dependiendo de la finalidad inmediata por la que ha sido producido por una institución (fiscal, judicial, jurídico-administrativo, etc.) y un valor secundario que es diferente a la finalidad del documento y estará en virtud de la utilidad que posteriormente se le de (histórico, informativo,cultural). Las edades del documento son:
1. Etapa: el documento, elaborado o recibido, se conserva en el archivo de gestión formado, como archivo administrativo que es, de documentos que se encuentran en su “etapa activa”. Es la fase de la tramitación administrativa, en la que el documento se encuentra cerca del funcionario encargado de ella, al alcance de su mano para su manejo frecuente. Eldocumento tiene un valor primario, que nace con el documento, para servir de testimonio administrativo de la actividad de la institución que los ha producido. El documento debe permanecer en el archivo de oficina mientras prevalece su valor primario o administrativo.
2. Etapa: o “fase semiactiva”, en la que el documento o expediente ha sido generalmente tramitado, pero debe seguir guardado y alalcance de la oficina que lo tramitó porque puede ser objeto de consulta o antecedente legal en otros procedimientos administrativos, pero es consultado con la misma frecuencia que en la etapa anterior. A medida que pasan los años el documento va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario, porque la frecuencia de consulta por parte del organismo productor para finesadministrativos decrece mientras que comienza a ser solicitado por los ciudadanos para fines de investigación. En esta etapa los documentos se conservan en los archivos intermedios, pero dependiendo de su edad, en una primera fase se conservan aún cerca de la institución productora en los denominados archivos centrales, pasando fuera de la institución a los archivos generales cuando ya su valor espreferentemente secundario.
3. Etapa: o “fase inactiva”, el documento sólo tiene valor secundario como fuente de investigación histórica y uso cultural y se conserva en los archivos históricos. Previamente los documentos se someten a valoración, selección y expurgo, destruyéndose los documentos que carezcan de valor permanente, tanto histórico como legal, a fin de no saturar el espacio de losdepósitos documentales.
De las tres fases se deduce perfectamente que en la primera y en la segunda existe un sólo valor primario; y en la segunda los documentos poseen simultáneamente los dos, pero con una mayor o menor intensidad relacionada con la antigüedad que vayan adquiriendo los documentos. Y, a partir, de esta teoría, que conjuga el valor documental y el ciclo de los documentos con la...