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En estos tiempos, las necesidades de las organizaciones son definidas por el entorno global en que coexisten, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el grannúmero de empresas existentes en todos los países y la gran competitividad existente en tres ellas; ya sea por materias primas, optimización de sus recursos, ingresar anuevos mercados, entre otros, en los últimos años.
Es por esta razón que la administración en el ámbito público y privado ha experimentado un gran cambio, por elimpacto de las nuevas tecnologías de la información, el uso de computadores, programas de oficina, e Internet que facilitan y a la vez complican nuestra vida laboral pues, hacambiando la manera como las empresas crean, distribuyen y guardan la información.
Por lo anteriormente expuesto, es importante menciona que los documentos comercialesque se llevan registrado dentro de las organizaciones debe cumplir con ciertas características como son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, quepermita tomar decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello dependerá el éxito o fracaso de una organización.


El ejecutivo modernono solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vidade cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos.
Elciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo.x
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación