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Ciclo de vida de un documento comercial
El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber como se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos;elsabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe que medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidosoeliminarlos.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo.
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación

1. CREACIÓNORECIBO
El numero de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa.
Ejemplo:
Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta
Ordenes de compraChequesFacturas
Recibos, etc.
2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil.Serecomienda:
* Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemas cruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con elnumérico,etcétera.
* Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad

3. UTILIZACION.
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellosque sevan a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesita conocer muy bien el girodela empresa.
Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.
4. TRANSFERENCIA
A medida de que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados delosarchivadores activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivadores activos.
Los archivadores de