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Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos Universidad Pública de Navarra

A105 NArchivo General

2 2.1 2.1.1

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBJETO Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión documental de la Universidad Pública de Navarra. Sobre la clasificación reposan la práctica totalidad de técnicas, recursos e instrumentos archivísticos, por ser elmodo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismo instante de su producción en las oficinas. La clasificación se lleva a cabo teniendo en cuenta la organización lógica de las funciones universitarias y las actividades en que se concretan esas funciones, recogidas como identificadores documentales unívocos –lasdenominadas “categorías”, que incluyen el código y su denominación- en el denominado “cuadro de clasificación”. El Archivo General determina esas “categorías” tras un exhaustivo proceso de análisis, en el que se estudia con profundidad la estructura, la regulación jurídica y normativa, y también la evolución orgánica y funcional de la Universidad. En la normalización de los códigos y su denominaciónintervienen de manera decisiva las oficinas, por cuanto es en ellas donde se detectan las necesidades de creación, modificación, supresión o actualización de las categorías de clasificación.

2.1.2

2.1.3

Para una actividad en concreto, documentos, expedientes y series comparten una misma categoría de clasificación, lo que proporciona la necesaria coherencia en el actuar de la administraciónuniversitaria. La definición y normalización de categorías y las formas de ordenación de los documentos, así como el establecimiento, gestión, mantenimiento y actualización del cuadro de clasificación, son competencia del responsable del Archivo General. De acuerdo con el Reglamento del Archivo General (art. 35) los documentos se organizan desde los archivos de gestión de acuerdo con un cuadro declasificación de aplicación general, de carácter funcional, que permite una recuperación global de la información en toda la Universidad, a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, esto es, mientras perdura el valor administrativo y cuando finalmente adquiere valor histórico.

2.1.4

2.1.5

2.2 2.2.1

INSTRUMENTOS Y MÉTODO El cuadro de clasificación de los documentos

1Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos Universidad Pública de Navarra

A105 NArchivo General

El cuadro de clasificación de los documentos es la estructura jerárquica y lógica, organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividades concretadas en documentos- tienen lugar en la gestión universitaria. El cuadro de clasificación se define además como el instrumento dereferencia y control en el que se plasman, a priori, las categorías de la clasificación normalizadas para toda la Universidad, recogidas de forma exhaustiva, pertinente, sistemática, coherente y jerarquizada. 2.2.2 Las categorías del cuadro de clasificación Las categorías del cuadro de clasificación pueden ser de dos tipos: Tipo 1: Categorías lógicas o conceptuales Son aquellas categorías relativas afunciones generales desarrolladas en el funcionamiento de la Universidad, creadas de modo artificial para facilitar la agrupación coherente de otras categorías subordinadas. Las categorías lógicas o conceptuales corresponden en general a las denominadas “clases” y “subclases” del cuadro de clasificación. Se ubican en los niveles jerárquicos superiores. Ver la definición de “clases” y “subclases” enel apartado 2.2.3 de esta Norma. Las categorías lógicas o conceptuales serían equivalentes a las agrupaciones que en archivística tradicional se conoce como “secciones” y “subsecciones” de fondo. Habitualmente estas categorías no contienen documentos o expedientes. Las categorías lógicas o conceptuales pueden contener documentos únicamente cuando se están realizando labores de ajuste en el...