Documentos

NOMBRES: DENNIS ANDREA MONTAÑA MEDINA
PAULA ANDREA HIDALGO GARCIA
FECHA: 11 DE AGOSTO DE 2010
ACTIVIDAD: COLABORATIVA
TEMA. VOCABULARIO ARCHIVISTICO
10 VOCABULARIOS
1. CLASIFICACIÓN :

Consiste en separar los documentos en grupos y categorías de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular, conlas actividades del personaje que genero los documentos o bien la temática de los mismos en el caso de las conexiones

2. EXPURGO:

Consiste en retirar de los expedientes:
* Documentos sin firma
* Copias de nomina
* Vales de mercancía
* Contraseñas de usuario
* Solicitudes de audiencias
* Recados telefónicos
* Registro de correspondencia y de llamadastelefónicas
* Tarjetas de presentación y cartas de recomendación
* Acuses de recibo
* Resguardo listas de asistencias
* Invitaciones, felicitaciones personales
* Tarjetas informativas y de recordatorio
* Información de acontecimientos luctuosos o cívicos
* Tarjetas navideñas o en blanco
* Formatos o papel que no contengan alguna inscripción
Retira además
-lasgrapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico,
Y todos aquellos elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel
Esta tarea se lleva a cabo después de la selección en el momento que la documentación es transferida al archivo histórico.
3. ARCHIVO DE GESTION

Aquel que reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados sometida acontinua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten

4. ARCHIVO HISTÓRICO

Aquel el cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo debe conservarse el valor que adquiere para la investigación ciencia y cultura
Ejemplo: el archivo histórico de Cali, ubicadoen el edificio donde hoy en día funciona la secretaria de cultura y turismo municipal
Son archivos importantes porque desde ahí radica la historia de nuestra existencia de nuestra ciudad

5. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizados sutrámite que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general
Es decir este recibe y conserva los documentos inactivos de las diferentes oficinas de la administración

6. DEPURACIÓN

Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen
Es te es un proceso indispensable y de mucho cuidado para laconservación o eliminación de las unidades documentales

7. TABALA DE RETENCION DOCUMENTAL

Listados de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una entidad administrativa en el cumplimiento de sus funciones en el cual se asigna un tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas pueden ser generales o especificas de acuerdo a la cobertura delas mismas, las generales se refieren a administrativos comunes a cualquier institución, las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo
Todo proceso de administración documental debe ser basado en las tablas de retención, sin tabla no se debería de empezar su organización.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Es la remisión de los documentos del archivo degestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental
Es decir realizar el traspaso de los documentos ya sea de forma física o digital para poder tener acceso a información efectiva, va muy ligada a las tablas de retención

9. Ciclo vital de los documentos
PRIMERA EDAD
Momento de Planificación, la producción documental no surge improvisada para...