Documentos

Ciclo de Vida de un Documento
Definición: 
Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/ointermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. .

Objetivo:
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban eltratamiento adecuado en cada una de esas fases.

Suelen ser 3 Fases:
Estas fases están relacionadas con el tiempo que duran los archivos en la institución o empresa.
1.- Archivo de gestion2.- Archivo intermedio o central
3.- Archivo histórico.



ARCHIVO DE GESTION:
Son aquellos que permanecen en una oficina desde que se generan hasta que su tramite ha terminado.
ES LA PRIMERA ETAPA,SON DE CONSULTA Y USO FRECUENTE.
ES UN ARCHIVO DE OFICINA, ADMINISTRATIVO.
SU CONSULTA ES PERMANENTE, ACTIVA.
PUEDEN ESTAR EN ESTA FASE HASTA 5 AÑOS O MENOS
Ejemplo: Correspondencia activa,expedientes de una empresa.





ARCHIVO INTERMEDIO O CENTRAL:
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están ensu segundo ciclo de vida
ES LA SEGUNDA ETAPA
RECIBE LAS TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
ES SEMIACTIVO
ACA SE VALORA SI LOS DOCUMENTOS SE CONSERVAN MAS TIEMPO O NO
Ejemplo: Archivos enorden alfabetico del personal activo e inactivo de una empresa.

ARCHIVO HISTORICO:
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión delcomité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que tiene para la investigación, la ciencia y la cultura o la empresa.
ES LA TERCERA ETAPA DEL CICLO
RECIBE LAS TRANSFERENCIAS DELARCHIVO INTERMEDIO O CENTRAL.
SU CONSERVACION ES PERMANENTE
SU CONSULTA ES INACTIVA, SIRVE DE TESTIMONIAL, HISTORIA Y REFERENCIA
Ejemplo: Todos los expedientes del personal de una empresa desde...