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RESULTADOS DE APRENDIZAJES APLICADO

21060100806 Administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.

1. COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN

El documento es un medio de comunicación, por lo tanto lleva información contenida en datos.

Comunicación es la transmisión de información en un mensaje

Por logeneral cuando hay comunicación hay intercambio, de ideas, sentimientos, experiencia. La comunicación es clara, precisa acompañada de un emisor, receptor

Emisor: Es el punto (persona, organización…) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlos de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.Receptor: Es el punto (persona, organización…) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor, ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer.

Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para transmitir su mensaje. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos parapoder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática; las alarmas de incendio, lenguaje de señas, todo lo que nos rodea son códigos.

Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea transmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea elemisor. El mensaje es la información.

Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica.

Un mensaje se compone a su vez de un elemento conductor –el soporte y unos signos comprensibles por el receptor. Ejemploen la comunicación escrita el elemento conductor o soporte es el papel donde de dibujan las palabras, hay comunicación si se comprende los signos de lo contrario no hay comunicación. En una comunicación gráfica cual sería el soporte? Pues sería el papel fotográfico, la película, la cinta magnética.
En la comunicación visual la luz de los semáforos o también gráficas, en la táctil tenemos elsistema Braille.

Para que se de una información debe darse un conjunto de datos reunidos orgánicamente alrededor de un asunto. En un sentido más estricto, información es un conjunto de datos o noticias para el receptor que no los conoce.

2. LA EMPRESA COMO ENTE PRODUCTOR DE DOCUMENTOS

Es común en la gestión administrativa de las organizaciones la producción, acumulación y consulta de losdocumentos y más que normal es lo esencial que se convierte esa información, por ser el fruto da la mayoría de las actividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento que hasta hace poco se limitaba al soporte papel.

Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización, requiere además de dejar una constancia deun orden en esa información. La articulación de esa información “individual” será la que va a conformar los archivos administrativos, en principio y posteriormente la que servirá para reconstrucción en un archivo permanente la memoria de la institución.

En este sentido, es necesario tener conciencia de la importancia que tiene la información a nivel institucional en su conjunto para noincurrir en el riesgo que esos archivos se vuelva personales y sean utilizados para actividades particulares olvidando que esa información hace parte de un proceso integrado en la información.

3. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Igual que las funciones, la estructura juega un papel definitivo, La información, sin interesar su soporte, tiene un trámite normal dentro de ese...