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EL ANTEPROYECTO
Cuando hablamos de Anteproyecto nos referiremos a un documento que formaliza la planificación de un proyecto. Este documento cumple con varios objetivos:
Demostrar que hay una necesidad o una oportunidad.
Demostrar que hay una situación propuesta que soluciona dicha necesidad o que responde a las nuevas oportunidades.
Demostrar que es viable pasar de la situación actual a lapropuesta.
Demostrar que hay un plan de acción concreto que conduce desde la situación actual a la propuesta.
El anteproyecto es un documento, tiene la particularidad de modelar y simular al mismo tiempo. Modela en el sentido que detalla el comportamiento actual de los procesos que se verán afectados por el proyecto. Simula, desde dos perspectivas: El desarrollo del proyecto, es decir, proyectacada etapa y actividad del mismo, y sobre los procesos, detallando su comportamiento futuro.
Al realizar un anteproyecto se busca evitar el fracaso del proyecto asociado. El Anteproyecto no garantiza en un 100% el éxito del proyecto, recordemos que es un modelo y como tal no es isomórfico de la realidad. Para realizar el anteproyecto se dedica tiempo y recursos, pero resulta preferible invertiren ello antes que perder una gran inversión.
Pensemos en los fabricantes de automóviles, éstos trabajan con modelos a escalas, invierten en ello de modo de evitar accidentes con consecuencias para las personas y para la propia empresa. Un anteproyecto debe ser evaluado por un comité de proyectos que se encarga de analizar su contenido y de aprobar el desarrollo del proyecto asociado.
Lossiguientes elementos componen el documento Anteproyecto:
SITUACIÓN ACTUAL: Análisis del ámbito del problema o de la situación sobre la cual se pueden obtener mayores beneficios.
SITUACIÓN PROPUESTA: Escenario futuro al que se pretende llegar con la realización del nuevo proyecto.
PLANIFICACIÓN: Detallar los pasos necesarios que permitan el desarrollo del proyecto, incluyendo recursos humanos ytécnicos.
CONOCER LA SITUACIÓN ACTUAL: Al enfrentar la situación actual desde la perspectiva del anteproyecto, debemos identificar el ámbito sobre el que se desenvolverá el proyecto, es decir, cuáles son los procesos que forman parte de la situación problema o bien desde los cuales se pueden generar nuevas oportunidades para la Organización.
Al realizar el análisis de la situación actual interesa:Identificar el ámbito del problema, definir un marco operativo en el que se desenvuelven los procesos que se desean analizar y por otro lado identificar elementos que forman parte del ambiente;
Identificar los procesos que operan al interior del marco operativo. Por cada proceso interesa detallar: Objetivo, Flujos de Entrada/Salida, Recursos Humanos, Tecnología, Infraestructura y Reglas deProceso (en términos generales);
Identificar relaciones entre los distintos procesos;
Identificar la tecnología actual sobre la que se desenvuelven los procesos. Esto interesa para evaluar futuras conversiones de datos o bien para la reutilización de componentes tecnológicos existentes.
Al entender con mayor claridad la situación actual, se tiene mayor certeza respecto a los problemas o bien lasoportunidades que hay que aprovechar. De hecho a través de este estudio se puede descartar la existencia de problemas o la inexistencia de espacios para nuevas oportunidades. Si esto último ocurriese, desde ya el estudio tiene resultados positivos. En caso contrario, se realiza un análisis crítico de la situación actual que no tiene otro objetivo que demostrar la necesidad del cambio. En elanteproyecto, dicho análisis crítico se realiza por medio de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Técnicas de revisión de la situación actual
Existen varias técnicas:
Investigación preliminar. Consiste en recolectar documentación existente. Aunque es un buen punto de partida, no siempre los antecedentes que se encuentran responden a hechos siempre válidos, por...